Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения

Личное дело выступает своеобразным досье гражданина, связанным с его трудовой деятельностью в организации.

Несмотря на то что обязательный сбор информации о работнике предусмотрен только на государственных предприятиях, частные фирмы также предпочитают фиксировать данные о сотрудниках.

После увольнения человека его персональное дело закрывается, но остается в организации на обозначенный законом срок.

Хранятся ли досье на уволившихся работников?

Ведение персональных дел сотрудников обязательно только для некоторых категорий работников, например, госслужащих, что обозначено в гл. 7 ФЗ №79 от 27.07.04. У коммерческих организаций формирование информации о работниках осуществляется на добровольной основе.

На практике ведение дел распространено, поскольку значительно упрощает кадровую деятельность, систематизирует документооборот, позволяет эффективнее управлять коллективом.

Персональная папка содержит полную информацию о трудовой деятельности, стаже, образовании, повышении квалификации человека.

Порядок формирования и хранения документации определяется локальными актами организации и законодательством РФ.

Полностью избавиться от документов допустимо только спустя обозначенный законом срок. В некоторых случаях предусмотрен бессрочный период хранения.

Что делать с бумагами после увольнения?

После расторжения договора с сотрудником его персональное дело подлежит проверке, сверке всей находящейся в нем документации и закрытию. Осуществляется процедура после вступления в силу приказа об увольнении.

Хранят дела бывших сотрудников отдельно от действующих. Все документы должны защищаться от:

• доступа к ним третьих лиц;
• порчи;
• хищения.

Не позже, чем через 3 года (для муниципальных и государственных гражданских служащих — 10 лет) после закрытия дело направляется на хранение в архив. Оставлять его в отделе кадров не допускается.

Если архива нет, используют любое отдельное хранилище, защищенное от проникновения посторонних лиц, а как именно хранить подобные досье, рассказано далее.

Правила их хранения

Весь период работы сотрудника его дело пребывает в кадровой службе. Хранение осуществляют в специально отведенных местах без доступа третьих лиц:

• металлических шкафах;
• отдельных запирающихся комнатах;
• сейфах.

Дела подлежат учету, регистрации в спецжурнале и систематизации по алфавиту, номеру и так далее. За ведение документации отвечает лицо, действующее на основании приказа руководителя организации.

Уполномоченные сотрудники вправе:

• обрабатывать и анализировать данные;
• привлекать для защиты сведений официальных лиц;
• изучать медицинские заключения, внесенные в дело;
• требовать извещения лиц об изменениях сведений;
• заявлять о необходимости удалить или отредактировать неверную информацию;
• обжаловать в суде решение работодателя о распространении личных сведений сотрудника с возмещением ущерба.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

На любом предприятии постоянно происходит текучка кадров – новые сотрудники приходят трудоустраиваться, другие – увольняются. На каждого работника кадровая служба обязан завести личное дело, в котором отражается вся «трудовая» жизнь у данного работодателя. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? Об этом в статье.

Что такое личное дело?

Личное дело – это первичный документ, папка, в которой собраны все документы, касающиеся работы в организации.

Нет установленного регламента ведения личных дел сотрудников на предприятии, поэтому у сотрудников кадровых и бухгалтерских служб возникают трудности.

В папке хранится информация обо всех трудовых достижениях конкретного сотрудника, о перемещениях внутри предприятия. Здесь хранятся копии приказов, заявлений и прочие документы, которые имеют непосредственное отношение к конкретному человеку.

Здесь содержится личная информация, поэтому кадровый работник обязан обеспечить сохранность информации.

В каждом личном деле должна храниться опись.

Как сформировать папку по каждому сотруднику?

Чтобы сформировать личное дело, необходимо предпринять следующие действия:

• взять чистую папку, на титульном листе написать «Личное дело», дать ему порядковый номер, указать ФИО работника;

Каждый документ должен храниться отдельно. Личные документы вновь принятого сотрудника складываются в отдельный конверт, ему даётся порядковый номер как отдельному листу. Каждое вложение должно быть пронумеровано по очереди. Документы в папке должны располагаться в хронологической последовательности — от приёма к увольнению.

Например, первым вложением будет приказ о зачислении на должность с определённой календарной датой, а последним – приказ о прекращении служебных отношений в определённую календарную дату.

Какая документация включается в личное дело?

Состав личной папки работника на законодательном уровне не закреплён. Каждый работодатель самостоятельно принимает решение, какие бумаги вкладывать в папку. Условно, документацию, хранящуюся в деле, можно разделить на 3 составляющие:

• первичная, которая оформляется при приёме на работу;
• документы, которые появляются во время трудоустройства и выполнения непосредственных должностных обязанностей;
• документы, конкретизирующие факт прекращения отношений с этим работодателем.

К первой «ветке» можно отнести:

• резюме или анкета;
• «образовательные» документы — дипломы, аттестаты, сертификаты, прочее;
• копии личных документов — СНИЛСа, ИНН, паспорта;
• копия военного билета, если он есть на руках у соискателя;
• рекомендации от предыдущего работодателя, если таковые имеются;
• справка о том, что у кандидата на должность нет судимости и он не находится под следствием (необходима для принятия на некоторые должности);
• карта медосмотра;
• заявление с просьбой о принятии на работу на данное предприятие;
• приказ о приёме на конкретную должность с конкретной календарной даты — должен содержать подпись вновь принятого человека, свидетельствующую об ознакомлении с документом;
• трудовой договор, подписанный обеими сторонами отношений.
• прочие бумаги, на усмотрение руководства предприятия.

Во вторую составляющую входят:

• квалификационные удостоверения, полученные во время работы на фирме;
• водительские права, если обучение проходило за счёт работодателя;
• свидетельство о заключении брака или его расторжении, если события происходили во время трудовых отношений;
• свидетельства, подтверждающие факт рождения детей, если события произошло во время трудоустройства;
• должностная инструкция;
• если должность предусматривает материальную ответственность, то договор;
• акты о том, что работник проходил аттестацию с её результатами;
• акты о прохождении медосвидетельствования и присвоения инвалидности, если событие произошло во время работы;
• копии приказов о внутреннем перемещении во время трудоустройства – повышение в должности или понижение, перевод на другое рабочее место и прочее;
• приказы, если сотрудника привлекали к дисциплинарной ответственности;
• приказы о поощрениях;
• заявление на отпуск — ежегодный, за свой счёт, по беременности и родам, по уходу за ребёнком;
• докладные, объяснительные, служебные записки.

К третьей группе относятся:

Унифицированный бланк по форме Т-2 заполняется при приёме нового человека на работу. В него необходимо вписать следующие данные:

• всю личную информацию о вновь принятом сотруднике;
• данные о его образовании;
• сведения об общем стаже человека;
• данные ближайших родственников;
• контактная информация;
• сведения о воинском учёте;
• адрес, по которому сотрудник проживает на момент трудоустройства;
• данные о предыдущих местах работы;
• данные о получении дополнительного образования за счёт работодателя — повышение квалификации, посещение семинаров;
• сведения об отпусках работника — ежегодных, без сохранения оплаты труда, других;
• информация о прекращении служебных отношений.

Скачать образец заполнения личной карточки работника форма Т-2
Скачать бланк личной карточки работника форма Т-2

В личной карточке прописывается информация, которая может понадобиться сотруднику бухгалтерии или кадровой службы. Поэтому руководители российских коммерческих предприятий дают распоряжение об оформлении только этого документа.

Такая обязанность есть у всех фирм, вне зависимости от того, коммерческие они или государственные. При необходимости в личную карточку вкладывают копии документов.

Тогда не нужно разрабатывать и утверждать локальный регламент по ведению и хранению личных папок на сотрудников.

Правила ведения личных папок сотрудников

Коммерческие организации имеют право заводить личные папки только на выборочных сотрудников. А бюджетники должны вести документы на каждого.

Личное дело должно вестись в следующем порядке:

1. Своевременное внесение записей об всех изменениях, касающихся трудовой и личной жизни работника. Например, если работница вышла замуж, сменила фамилию. Когда она принесёт в отдел кадров свидетельство о регистрации брака и паспорт с новой фамилией, ответственный работник сделает копию и подклеит документы в личное дело.
2. Своевременное приобщение вновь поступающих материалов и изъятие их, если возникает такая необходимость.
3. Выдача материалов личного дела по официальному запросу, выдача копий документов, справок и выписок.
4. Ведение внутренней описи по каждому вложенному или изъятому документу.
5. Систематическая проверка состояния дел.
6. Закрытие дела при увольнении или смерти человека, подготовка его к архивации.

Порядок ведения личных папок сотрудников утверждается локальным актом, который подписывается руководителем предприятия. В каждом личном деле должно быть не более 250 листов, общая толщина не более 4 см. бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке, так, чтобы каждая освещала конкретное событие или вопрос.

Учёт и регистрация личной документации

Для этого используется специальный журнал, который заводится, как только открывается первое личное дело. В журнале указывается следующая информация:

• порядковый номер папки;
• ФИО работника;
• дата открытия;
• дата закрытия — пока человек работает, эта графа остаётся пустой;
• подпись работника, ведущего учётные записи.

Законодательно предусмотрена возможность внесения правок в папки с личной информацией работников. Например, сотрудница расторгла брак, и поменяла фамилию на девичью. В отдел кадров она приносит копию соответствующего свидетельства. Кадровый сотрудник обязан зафиксировать изменения. Делается это по следующему алгоритму:

1. работник пишет заявление на имя руководителя об изменении личных данных, приносит копию документа, подтверждающего данный факт;
2. руководитель подписывает приказ о внесении изменений в личные данные конкретного сотрудника — последний должен быть с ним ознакомлен;
3. приказ регистрируется в соответствующем журнале;
4. ответственный кадровый сотрудник вносит изменения в документы.

Ответственность, которая предусмотрена за нарушение правил по ведению личных папок работников

Если третьи лица получат доступ к личной информации, наступает основание для привлечения к ответственности. Согласно действующему законодательству ПФ, сотрудник, ответственный за хранение и дел и нарушивший правила разглашения личной информации, может быть привлечён к следующим видам ответственности:

• дисциплинарной ответственности по ст. 192 ТК РФ;
• материальной, согласно ст. 243 ТК РФ);
• административной, если нарушение происходит не впервые, согласно ст. 13.11 и ст. 13.14 КоАП РФ;
• уголовной, если разглашённая информация относилась к государственной тайне — по ст. 137 и ст. 140 УК РФ.

Какие документы нельзя хранить в личном деле?

Нельзя хранить в папке копии личных документов работников, то есть, тех, которые не имеют прямого отношения к их трудовой деятельности у данного работодателя. В список входят:

• СНИЛС;
• ИНН;
• военный билет;
• копии страниц паспорта — всех или только части;
• различные свидетельства, включая о рождении детей.

Это документы, которые содержат в себе личную информацию о человеке. Поэтому прежде чем вкладывать их копии в папку, необходимо получить согласие сотрудника на работу с персональной информацией.

Работник кадровой службы, отвечающий за ведение папок, должен подготовить такое согласие в письменном виде, и дать его на подпись человеку.

Подписанное согласие должно хранится в папке, а документы — в отдельном конверте.

Что делать с документацией, когда человек увольняется?

Личное дело — это первичный документ конкретной организации, по местам трудоустройства с человеком не перемещается. Поэтому на руки его отдавать нельзя.

Контролирующий или надзорный орган может проверить, как хранятся дела, но доступа к информации в папках у него нет.

У коммерческих предприятий нет единой обязанности по ведению личных дел на сотрудников.

Как правило, папки формируются только для работников руководящего состава. Поэтому каждый руководитель самостоятельно принимает решение и отражает его в локальном акте.

Также в локальном акте прописываются такие нюансы, как:

• где будут храниться документы, пока человек работает на предприятии;
• место хранения после увольнения;
• срок хранения в архиве после увольнения.

Как происходит закрытие?

Закрыть личное дело нужно в тот же день, когда и происходит разрыв трудовых отношений. Календарные даты должны совпадать. Ответственный кадровый работник должен придерживаться регламента:

1. внимательно проверить опись, сопоставить её с содержимым папки, проверить порядковую нумерацию;
2. закрыть опись;
3. в конец папки вложить отдельный лист — заверитель;
4. папку прошить и опломбировать;
5. на титульном листе поставить календарную дату, на которую он закрывает дело;
6. убрать на хранение до официальной архивации;
7. по истечении срока дело передаётся в архив.

Храниться должны в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Порядок хранения — по номерам. Если предприятие небольшое, то можно в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Если человек работал в государственном учреждении, а потом уволился, его дело будет храниться в отделе кадров ещё 10 лет.

Если уволенный вновь устроиться на работу в государственное учреждение, он обязан будет указать предыдущее место трудоустройства.

Ответственный сотрудник отдела кадров сделает специальный запрос по месту предыдущей работы, личное дело «приедет» вслед за вновь трудоустроенным. На прежнем месте трудоустройства будет сделана соответствующая запись в регистрационном журнале.

Сколько лет нужно хранить?

Как правило, до архивации личные дела уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров.

После этого документация сдаётся в архив. Каждый год ответственный кадровый сотрудник создаёт опись работников, с которыми в текущем году был расторгнут трудовой контракт. Дела этих работников хранятся именно по дате прекращения трудовых отношений, а не по дате открытия.

Согласно ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ, документы уволенных сотрудников должны храниться в архиве:

• 75 лет

Срок хранения личных дел уволенных

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения личных дел уволенных (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения личных дел уволенных

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Статья: Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.(Иритикова В.)

(«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2020, N 8)

Если личные дела в организации ведутся полноценно, по примеру личных дел госслужащих по Указу Президента РФ от 30.05.2005 N 609, то заявления работников о приеме, переводе (согласие на перевод) и увольнении рекомендуем оставлять в составе личных дел, срок хранения которых 50/75 л. ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г.

А докладные и служебные записки, справки и заявления, которые являются основаниями для предоставления отпусков, направления в командировку или наложения взысканий (имеют 3- или 5-летний срок хранения ), нужно формировать в дела с соответствующими приказами (ст. 434 б) и 434 г) Перечня 2019 г.).

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:«Комментарий к Федеральному закону от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»(постатейный)(Осипова И.Н., Беляев М.А., Колесников А.В., Макаров А.О., Захарова Н.А.)

(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2016)

Например, ст. 40 Закона г. Москвы от 22 октября 2008 г. N 50 «О муниципальной службе в городе Москве» определен порядок ведения личного дела муниципального служащего.

Согласно установленному порядку на муниципального служащего формируется личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. По просьбе муниципального служащего ему предоставляются для ознакомления все материалы его личного дела.

При ликвидации органа местного самоуправления, муниципального органа, в котором муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, муниципальный орган, которому переданы функции ликвидированного органа местного самоуправления, муниципального органа, или его правопреемнику.

При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, муниципального органа по последнему месту муниципальной службы. Срок хранения личного дела составляет 10 лет со дня увольнения муниципального служащего с муниципальной службы.

Нормативные акты: Срок хранения личных дел уволенных

Карточки форма т 2 после увольнения работника хранятся

Закреплённый законодательством образец, на основании которого на любом предприятии ведётся личная карточка работника, — форма Т-2. Из документов по этой форме составляется общая картотека предприятия.

Она может упорядочиваться по алфавиту или же по структурным подразделениям, если организация достаточно крупная. Унифицированная форма Т-2 содержит все данные о работнике и о совершаемой им деятельности.

Документ ведётся на четырёх страницах: первые две должны быть заполнены, когда человек трудоустраивается; третья и четвёртая заполняются, когда он уже состоит в штате предприятия.

Организации должны вести такую картотеку. Индивидуальные предприниматели могут её и не вести, но иногда это бывает целесообразно и для них тоже: будет легче проводить учёт и отчитываться перед контролирующими органами. Ведением занимаются специалисты по кадрам.

Как хранить личные карточки до увольнения

Личная карточка работника относится к документам по личному составу, отражающим трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Обычно для этого применяется унифицированная форма № Т-2 (№ Т-2 ГС (МС) для государственных или муниципальных служащих). Содержит личная карточка информацию о сотруднике: паспортные данные, сведения о составе его семьи, переводах, дисциплинарных нарушениях и других кадровых событиях, произошедших за все время его работы у данного работодателя.

Весь период работы сотрудника в компании его личная карточка хранится в кадровой службе в несгораемом шкафу, закрывающемся на ключ, или в сейфе с трудовыми книжками и другими важными бумагами.

  Приказ о наделении правом подписи: образец 2021 года

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Порядок хранения личных карточек уволенных работников

В день увольнения сотрудника в личной карточке производится последняя запись — о выдаче трудовой книжки на руки. Затем специалисты кадровой службы должны изъять личную карточку сотрудника из общей картотеки и подготовить к передаче в архив.

Перед тем, как отправить личные карточки на хранение, их нужно систематизировать ─ сформировать отдельное дело с личными карточками уволенных сотрудников, которое будет закрыто после окончания календарного года.

Личные карточки уволенных работников систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий (п. 2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв.

Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Что отражает личная карточка работника

Личная карточка — документ, содержащий индивидуальную информацию о сотруднике, касающуюся сведений о его:

• трудовом договоре;
• Ф. И. О. и дате рождения;
• месте рождения и гражданстве;
• владении иностранными языками;
• образовании;
• профессии;
• стаже работы;
• состоянии в браке;
• семье;
• удостоверении личности;
• местах жительства (по месту регистрации и фактическом);
• номере телефона;
• связи с воинской обязанностью;
• кадровых перемещениях;
• аттестациях;
• повышении квалификации;
• переподготовке;
• наградах;
• отпусках;
• праве на социальные льготы;
• увольнении;
• иных данных.

Форму карточки работодатель вправе разработать самостоятельно. Но можно использовать и одну из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (с 2013 года оно стало не обязательным для применения):

• № Т-2ГС(МС) — для госслужащих;
• № Т-2 — в отношении иных работников.

Заполнение карточки осуществляется по данным документов, предъявленных работником.

Срок хранения личных карточек после увольнения

Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ,КАДРОВЫЙ АРХИВ

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления.

Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров.

Если в организации нет такой должности — бухгалтер.

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.

98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности».

Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:

• — внутренняя опись документов;
• — анкета, личный листок по учету кадров;
• — резюме (или автобиография);
• — копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;
• — справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

1. — трудовой контракт;
2. — данные аттестаций;
3. — характеристики;
4. — план карьерного роста.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

• Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:
• — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• — трудовая книжка;
• — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• — документы воинского учета (для военнообязанных);
• — документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.
• В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

1. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
2. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.
3. Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):
4. — военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
5. — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Вид документа	Срок хранения документов
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания б) работников	Постоянно 75 лет ЭПК*
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу	1 год
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 лет

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Срок хранения личных дел уволенных: сколько

Работодатели постоянно накапливают определенный объем кадровой информации в личных делах о каждом работающем. При этом после окончания сотрудничества все данные о бывшем работнике остаются в организации. Рассмотрим, какие установлены минимальные сроки хранения личных дел уволенных работников на предприятии: сколько это лет.

Также смотрите:

Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.

Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.

В личное дело включают документы:

• предоставленные работающим во время трудоустройства;
• издаваемые в компании в период его деятельности.

Полученная информация нужна работодателю для:

• оформления трудовых отношений;
• организации последующего обучения работника;
• разработки планов карьерного роста;
• обеспечения безопасности;
• контроля качества исполняемых должностных функций.

Состав и порядок формирования личных дел

Как правило, личное дело формируют в течение 7 дней после приема работника. Для этого на него заводят отдельную папку. Ее обложка выступает в качестве титульного листа. Заполняют, например, по форме из Приложения № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ЛИЧНОГО ДЕЛА: СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Помимо этого, на обложке посередине листа можно указывать:

• Ф.И.О. сотрудника;
• дату его рождения;
• дату начала ведения личного дела;
• дату трудоустройства в компанию;
• регистрационный номер личного дела.

ВАЖНО!

Личное дело может быть сформировано не только в традиционном – бумажном виде – но и в виде электронного архива копий всех документов. Его хранят на защищенном от несанкционированного доступа сервере компании.

Для внесения записей используют черную, синюю или фиолетовую ручку. Все исправления заверяют росписью ответственного за ведение личных дел работника.

В папку подшивают следующий перечень документов:

1. Автобиография (при наличии) или анкета, заполненная в качестве соискателя до приема на работу.
2. Копия паспорта.
3. Копия военного билета.
4. Копия ИНН.
5. Информация о СНИЛС.
6. Копии документов об образовании.
7. Фотография работника.
8. Заявления о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность.
9. Копии приказов о приеме, увольнении, кадровом перемещении.
10. Экземпляр трудового договора.
11. Листы аттестации.
12. Уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку и заявление работника по этому вопросу.
13. Характеристики и рекомендательные письма.
14. Копии документов о поощрениях и награждениях.
15. Прочие документы о трудовой деятельности.

ВАЖНО!

Запрещено запрашивать при трудоустройстве иные документы, кроме поименованных в ст. 65 ТК РФ. Поэтому, если в состав личного дела будет входить более широкий перечень документов, возможность предоставления их работником следует предусмотреть в локальных актах организации.

Личные дела нумеруют по порядку. При этом номера, присвоенные папкам уже уволенных работников, больше не используют.

Каждое дело регистрируют в специальном журнале. Кроме того, собранная папка должна включать внутреннюю опись включенных в неё документов.

Порядок передачи в архив и сроки хранения личных дел работников

Поскольку в состав личного дела включают информацию в том числе содержащую персональные данные, к порядку его ведения и последующего хранения предъявляют определенные требования. Так, доступ к ним должен иметь ограниченный круг лиц. Например, только из кадровой службы.

Для текущего хранения личных дел во время работы сотрудника используют несгораемые шкафы или специальные запирающиеся металлические картотеки.

Нельзя оставлять папки без присмотра на столе. Следует убирать их в место хранения сразу после добавления необходимых записей или документов.

При увольнении приказ о расторжении трудовых отношений, а также основания к нему – последние документы, подшиваемые в дело. После этого личное дело уволенного сотрудника считается закрытым и передают в архив.

Завершение оформления папки перед передачей на хранение включает:

• прошивку, переплет всех документов;
• нумерацию всех листов;
• оформление листа-заверителя.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ЛИЧНОГО ДЕЛА: СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

• оформление внутренней описи содержания папки.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА: СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Компании обязаны обеспечить сохранность архивных документов. Поэтому именно на них возложена ответственность за хранение личных дел уволенных сотрудников в течение положенных сроков (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

В настоящее время установлены следующие периоды обеспечения сохранности для такой документации (п. 4.8 приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 и ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ):