Акт списания документов — образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения

Каждая компания во время работы создает огромное количество документации, которая должна храниться разное количество времени в зависимости от своей значимости и особенностей. Для этого обычно формируется архив, но даже он может переполняться, поэтому важно знать, когда можно уничтожать документацию, а также каким образом данный процесс совершается.

Предназначение акта списания документов

  • Имеются некоторые виды документов, которые являются неприкосновенными, поэтому они должны иметься в компании всегда и в оптимальном виде, поэтому их уничтожение не допускается.
  • При этом не имеет значения, в какой сфере деятельности работает организация, а также каков ее размер, так как все правила являются одинаковыми для каждой фирмы.
  • Как оформить документы для передачи в архив компании – смотрите тут:

Причины для составления акта

Также к другим причинам составления акта списания относится:

  • значительное повреждение документов, причем оно может возникнуть в результате пожара, потопа или иных чрезвычайных ситуаций, на которые никаким образом не могли повлиять работники организации;
  • кража бумаг компании, которая должна быть официально зарегистрирована;
  • форс-мажорные обстоятельства, а именно воздействие различных природных стихий.

Важно! Любая причина должна подтверждаться документально, так как если работники ФНС обнаружат отсутствие необходимой документации в компании, то если не будет доказательств объективных причин такой ситуации, то это может стать привести к наложению значительного штрафа.

Например, если была кража на предприятии, то должны вызываться правоохранительные органы, которые выдадут руководителю фирмы соответствующий документ.

Какие виды документов могут составляться

Акт списания документов зависит от того, какая именно документация подлежит списанию. Наиболее часто списанию подлежат бумаги:

  • Бухгалтерская документация. В нее дополнительно входят налоговые отчетности. Если сдается отчет за год, то у него отсутствует срок хранения. Если отчеты сдаются ежеквартально, то они должны храниться не меньше пяти лет. Если сдаются ежемесячно, то должны содержаться в компании в течение одного года, следующего за отчетным. Акты, на основании которых уничтожается бухгалтерская отчетность, составляются отдельно. При этом для них используется общий порядок хранения и уничтожения, который прописывается в ФЗ №125. В акте непременно указывается, какая именно документация подлежит списанию, к какому виду налога она относится, а также за какой период времени она составлялась.
  • Первичная документация. Она должна храниться в компаниях не меньше пяти лет. Уничтожение считается специфическим процессом, требующим составления отдельного акта. Если же такие бумаги в будущем будут запрошены работниками налоговой инспекции, то в качестве доказательства невозможности и объективности их непредставления будет выступать правильно составленный акт.
  • Архивные бумаги. Сюда обычно входят разные кадровые бумаги, к которым относятся приказы или личные дела. Оптимальным срокам хранения для них считается 75 лет.
  • Документы на уничтожение. Сюда входят разные не слишком важные бумаги, которые могут захламлять архив. Они не считаются значимыми, а также обычно не проверяются разными контролирующими органами. Но даже их уничтожение должно фиксироваться соответствующим актом.
  • Документы, у которых истек срок хранения. Каждый документ, формирующийся на предприятии, обладает ограниченным сроком хранения. Обычно они переносятся в архив с непременной отметкой, которая указывает, до какого года следует хранить документацию. Если истекает данный срок, то уничтожение должно происходить с применением особого акта, в котором в качестве причины указывается, что срок хранения уже прошел.

В каком порядке проводится списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности – читайте здесь.

Акт списания документов - образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком храненияФорма акта списания документов.

Когда нужно уничтожать документы

Уничтожаются документы, у которых закончился срок хранения или было потеряно их практическое значение. Чтобы выполнить данный процесс, непременно составляется акт правильной формы, на основании которого уничтожаются важные бумаги. Перед его формированием требуется провести экспертизу, определяющую ценность конкретной документации.

Для правильности определения срока хранения, позволяющего определить, имеется ли возможность уничтожить разные акты, надо пользоваться специальной номенклатурой дел каждой компании. Нередко возникает необходимость уточнить сроки по разным ведомственным документам или типовым актам.

Важно! Каждая организация обладает возможностью увеличить срок хранения, но не может уменьшать его.

При изучении данного срока учитывается, в какой сфере деятельности функционирует организация, а также какие нюансы указываются в различных нормативных актах, к которым можно отнести разные ФЗ, статьи НК или постановления, выпущенные Правительством.

Как хранятся и утилизируются официальные документы

Для определения правил, на основании которых хранятся документы, следует учитывать положения специального Перечня, выпущенного Госархивом еще в 2006 году.

Не имеет значения, в каком именно архиве будут находиться акты, поэтому каждая компания имеет возможность создать даже свой архив.

Только после того, как будет установлено, что конкретные бумаги уже могут уничтожаться, начинается их утилизация. Для этого они могут разрываться или перечеркиваться, а после этого выкидываться.

Допускается пользоваться специальными техническими устройствами для их разрывания, после чего они не подлежат восстановлению.

Акт списания документов - образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком храненияОбразец заполнения акта списания и уничтожения документов.

Какие документы никогда не списываются

Имеются определенные акты, которые не подлежат уничтожению. Они непременно хранятся постоянно, поэтому нет никаких сроков для их содержания. К таким значимым бумагам относится:

  • годовые отчеты, имеющие отношение к уплате налогов или ведению бухучета;
  • бухбалансы, составляемые по итогам года;
  • бухгалтерские отчеты за год.

Именно комиссия должна определять, какие бумаги должны постоянно храниться на предприятии. Все они вносятся в специальный перечень, после чего подписывается этот список руководителем фирмы. Далее документация сдается в архив, который может быть собственным или государственным.

Как уничтожаются бумаги

Уничтожение их считается простым процессом, причем все документы, у которых заканчивается срок хранения, списываются с начала следующего года. Но для этого уже должна быть проведена ревизия.

Важно! Если бумаги изымаются из государственного архива, то для этого составляется специальная накладная.

Все акты, подлежащие уничтожению, описываются в специальном перечне, представленном актом списания. В нем указываются все бумаги, которые будут уничтожены, их количество и номера. Тут вы узнаете, как осуществляется списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Все дела, которые планирует списать, надо хранить отдельно от других бумаг. Сделанный акт первоначально утверждается руководителем фирмы, для чего собирается и рассматривается вопрос комиссией.

Факт уничтожения подтверждается актом об уничтожении документов, причем часто документы сжигаются или применяются особые устройства. Процедура реализуется в присутствии членов комиссии, которые далее удостоверяют процесс своими подписями.

Как составляется акт списания

В нем не надо подробно описывать каждое дело, поэтому в него вносится только информация:

  • название документов, например, приказ или справка;
  • указываются даты, когда они были созданы;
  • номер дела по описи;
  • срок хранения;
  • номер статьи, для чего надо ориентироваться на вышеуказанный Перечень.

В конце документа непременно прописывается, сколько дел уничтожается, а также подписывается документ комиссией, которая должна состоять из трех или больше человек. Сверху ставится подпись руководителя компании.

Заключение

Таким образом, для списания документации непременно составляется специальный акт. Он формируется только в отношении бумаг, у которых действительно окончился срок хранения. Для этого надо учитывать положения законодательства.

Некоторые документы не подлежат вовсе уничтожению, поэтому важно знать точно, какие дела могут списываться. При грамотном ведении документооборота можно избежать серьезных проблем с налоговыми органами.

Как составить акты на списание БСО или квитанций о приеме денежных средств – смотрите в этом видео:

Добавьте FBM.ru в избранное

Образцы актов списания: как составить и оформить документ о материалах, пришедших в негодность — правила оформления испорченной продукции

Необходимо точно знать, как правильно составить акт на списание потерь и сверяться с образцом, чтобы не ошибаться при оформлении. Это важно, ведь налоговая инспекция может заинтересоваться, почему баланс не сходится, а материалы исчезают в неизвестном направлении.

Снятие их со счетов происходит по алгоритму, который заранее определен, нарушать его нельзя. Именно по оформленным бумагам будет работать бухгалтер, поэтому сотрудники компании не могут ничего просто выбросить, все должно быть оформлено.

Давайте разберемся в нюансах процедуры, как это работает, чтобы все делать правильно и не вызывать вопросов у ФНС и других проверяющих.

Акт списания документов - образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения

Порядок и правила оформления акта списания на предприятии

Снятие с учета – строго регламентированный процесс, который прописан законодательно.

В первую очередь стоит отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В ее составе – обязательно материально ответственные лица, обычно из разных структурных подразделений организации. В их обязанности будет входить поиск и освидетельствование любых обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.

Читайте также:  Последствия признания гражданина безвестно отсутствующим

В качестве объекта, который изучается, может выступать мебель, инструменты, оборудование, ТМЦ, запасы, хозяйственный инвентарь, основные средства, техника, товар и все, что находится на балансе предприятия.

Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание.

Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним.

Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.

Что подходит в качестве основания:

  • отчеты МОЛ о том, что ценности были использованы;
  • отчетность о произведенных объемах продукции (наименованиях, другие данные);
  • письменная документация, которая подтверждает расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормативы (кроме того, должны быть обоснования этого факта);
  • калькуляция, в которой становится понятно, сколько материальных затрат уходит на одну единицу продукции;
  • иные учетные или финансовые бумаги.

Как правильно подготовить и оформить простой акт о списании материалов

Это бумага, которая в обязательном порядке должна включать в себя информацию о фирме и членах комиссии. Необходимо прописывать:

  • должности и ФИО каждого сотрудника;
  • наименования, количество, цена за штуку и весь объем относительно предметов, которые будут списываться.

Кто войдет в комиссионный состав – утверждается приказом директора организации или производства. Там же обязательно указывается председатель, который будет отвечать за весь процесс и руководить им.

Когда все данные будут внесены в акт, каждый, кто удостоверял дефектность продукции, должен подписаться. Так подтверждается достоверность всех записанных пунктов.

По итогам мероприятия последним ставит свою подпись председатель. Он проверяет правильность и корректность заполнения, сверяет еще раз при необходимости наименования ценностей, их суммы и стоимость.

Последним заверяет документ руководитель организации. Без его внимания бумага не будет иметь вес.

Если все указано и подсчитано верно, то это документация с юридическим статусом. Давайте разберемся, что это такое относительно акта списания.

На основе данной записи бухгалтерия отражает балансовую стоимость списываемых материалов или других ТМЦ. После этого происходит убыль предприятия из-за утраты. Все это необходимо своевременно отражать в налоговом учете любого юридического лица, чтобы не возникало трудностей со сведением баланса.

У этого документа нет унифицированного образца, поэтому составляют его с учетом простых рекомендаций и обязательных реквизитов. В остальном – форма и порядок полей может быть любым. Главное – чтобы он соответствовал шаблону, который будет официально принят в соответствии с нюансами и особенностями деятельности фирмы.

Давайте разберем, какие пункты обязательны и как обычно выглядит эта бумага.

Акт списания документов - образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения

Инструкция, как правильно писать акты списания, образец вида

Первой строкой указывается лицо, которое утверждает документ. Обычно это генеральный директор. Его ФИО и должность вписывается в правом верхнем углу. Затем – название компании, вместе с формой деятельности и дата составления.

Далее крупно вписывается по центру наименование бумаги. Обязательно прописывается чего – материалов, ТМЦ, основных средств или чего-то другого.

Следующей строкой указывается состав комиссии. Должности, ФИО, место для их подписи.

После этого – основание, на котором были списаны средства, если оно известно. Конечно, для большого перечня изделий отдельно прописывать это необязательно.

Следом идет таблица в 6 колонок с подробной расшифровкой того, что списывается и ценами. Внизу могут указывать виновных лиц и прописывать санкции, которые были к ним применены.

  • В конце всех этих данных расписывается председатель комиссии, ставится дата.
  • Утверждаю:
  • Генеральный директор

ООО «Химстройвест» Игнатов В. М.

11.08.2020 года

АКТ НА СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛОВ

Члены комиссии:

Бухгалтер Ирискина Ю.А.

Комплектовщик Ефимов В. Д.

Зав. Складом Русанов Л. А.

Комиссия, назначенная руководством компании ООО «Химстройвест» 11 августа 2020 года на основании приказа №345 в составе главного бухгалтера, комплектовщика и завскладом, произвела осмотр материалов на складе №2.

Было установлено, что 2 упаковки гранул для экструдера «Новосибкомплект» не пригодны к использованию и подлежат списанию, так как были намочены.

Наименование

Кол-во

Сумма, руб.

Дата поступления

Причина списания

1

Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №3, упак

1

2212,00

20.04.2020

Не пригодны к использованию

2

Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №4, упак

1

1752,00

Акт списания документов с истекшим сроком хранения

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким. Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

  • Соответствующий приказ может выглядеть так:
  • 15 марта 2002 года N 43
  • О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю: 1. Создать экспертную комиссию в составе: — председатель комиссии — юрист А.А. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И. Петрова. 2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения

документов, срок хранения которых истек.

Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И. Васильев/

  1. Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:
  2. Акто выделении документов на уничтожение
  3. 21 марта 2002 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;

секретарь М.И. Петрова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (опись прилагается): 1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка). 2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка). 3. Кассовая книга за 1996 год. 4.

Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 год. 5. Банковские документы за 1996 год (1 папка). 6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2 папки). 7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 год (1 папка). 8. Журнал учета доверенностей за 1996 год. 9.

Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).

10. Главная книга за 1996 год.

Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/ Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/

Петрова /М.И. Петрова/

После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь.

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.

  • Акт может выглядеть так:
  • Актоб уничтожении документов, срок хранения которых истек
  • 28 марта 2007 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист Иванов А.А.; — члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.;

секретарь — Петрова М.И.

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения которых истек. В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ

100256, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./ Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./

Петрова /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Пример Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.). Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки: Дебет 50 Кредит 91-1 118 руб. — оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации; Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

18 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Читайте также:  Восстановление документов на квартиру после утери в МФЦ

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Акт списания документов - образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Акт списания документов - образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про уничтожение бухгалтерской документации.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что понимается под бухгалтерским документооборотом и каковы сроки хранения основных бухгалтерских документов;
  2. Почему нужно уничтожать документы;
  3. Как правильно и в какой форме оформить процедуру утилизации документов организации;
  4. Какие существуют способы уничтожения информации на бумажных и электронных носителях;
  5. Что может повлечь за собой утрату документа по вине работника. Виды дисциплинарных мер.

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

  1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
  2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
  3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

  • Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
  • Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
  • Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
  • Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

  1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
  2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
  3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
  4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

  • Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
  • Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
  • Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина хранения Сроки
Для целей бухучета Не менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов
Для целей налогового учета Согласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более
Все остальные документы, подтверждающие работу организации На протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Например, контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия.

Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет.

Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.

Читайте также:  Работодатель не отдает трудовую книжку при увольнении - что делать и куда обращаться

Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.

К ним можно отнести:

  1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
  2. Бухгалтерская отчетность.
  3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.

Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.

Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов

  • Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.
  • Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.
  • Рассмотрим подробно порядок уничтожения документов:

Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.

На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «отпылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.

В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.

Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.

В компетенцию экспертов входит:

  1. Составление реестра всей документации архива.
  2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
  3. Составление акта на утилизацию.
  4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
  5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.

С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?

Акт уничтожения бухгалтерских документов

Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.

Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.

Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.

Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.

При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.

Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.

Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

  1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
  2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
  3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

  • Пожар;
  • Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
  • Наводнение;
  • Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

  1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
  2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
  3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Вывод

Вся ответственность по ведению документооборота ложится на плечи главного бухгалтера. Именно он должен следить за своими подчиненными при составлении и ведении бухгалтерской отчетности в структурных единицах или определенных группах.

Удостоверившись в правильности документа, главбух сшивает дела и передает их на хранение в архив организации, с указанием срока хранения дела. После истечения этого срока создается специальная комиссия, которая определяет документы на уничтожение.

Такой порядок должен действовать в каждой фирме, иначе какие-либо упущения могут негативно отразиться на финансовых средствах должностных лиц или самой организации.

Ссылка на основную публикацию