Как прошить и заверить договор образец

Главная » Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
Как прошить и заверить договор образец

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.
  • Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
  • Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

Как прошить и заверить договор образец

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

Как прошить и заверить договор образец

  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

Как прошить и заверить договор образец

  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

Как прошить и заверить договор образец

  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

Как прошить и заверить договор образец

  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Как прошить и заверить договор образец

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Как прошить и заверить договор образец

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Как прошить и заверить договор образец

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

Как прошить и заверить договор образец

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки
  1. Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).
  2. Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Читайте также:  Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на генерального директора

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

99 комментариев

Добавить комментарий

Руководство как прошивать и заверять документы

Время на прочтение: 4 минут(ы)

В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом. Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки.

В данной статье рассматриваются способы прошивки документов с использованием фотографий с пошаговой инструкцией, а так же специфика заверки документов в специально предназначенных для этого организациях. Обзор какие выплаты положены при сокращении работника здесь: https://biz-faq.ru/organizaciya-biznesa/kadrovyj-vopros/uvolnenie/obzor-kakie-vyplaty-polozheny-pri-sokrashhenii-rabotnika.html.

Как прошить и заверить договор образецВ любой компании нужен порядок, особенно если имеется большой докуметооборот

Как правильно прошивать нитками?

Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид.

К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени.

Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа.

Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты. Отверстия для прошивки можно сделать как с помощью толстой иглы, так и с помощью дырокола. Проколы должны находиться с левой стороны листа, на расстоянии 1,5-2 см от края. Читайте что такое маржа и как это рассчитывать.

Пошаговая инструкция прошивки документов в три прокола:

  1. Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.
  2. Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.
  3. С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.
  4. Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол.
  5. Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы. Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ.

Ниже представлена пошаговая фото-инструкция для прошивки документов:

  1. Как прошить и заверить договор образецДля начала необходимо сделать три отверстия документах на определенной расстоянии друг от друга
  2. Как прошить и заверить договор образецДалее продеть веревки в отверстия в указанной на фото последовательности
  3. Как прошить и заверить договор образецС тыльной стороны необходимо веревку завязать и приклеить листок бумаги с количеством прошнурованных листов

Прошивка через четыре отверстия в основном делается для документов повышенной важности. В этом случае принцип работы немного отличается от вышеприведенного:

  1. На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
  2. Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
  3. Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
  4. И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
  5. Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.

Как прошить и заверить договор образецНа фото представлен образец прошивки документа через четыре прокола

Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.

На видео представлена инструкция прошивки документа:

Как правильно заверить копию?

По сути, копия документа не имеет никакой юридической силы без специальной заверки. Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их. Заверяющая надпись ставится на последнем листе. Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист.

На опечатавшем документ листке, нотариус должен написать «Верно» или «Копия верна», количество листов в документе, указать свою должность, фамилию и свои инициалы, подпись, дату заверки, а так же печать организации. Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа.

Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице.

Как прошить и заверить договор образецНа снимке образец правильной заверки документа

Сколько стоит заверить документ у нотариуса?

Стоимость зависит от вида документа. В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до 100 рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта – 10 рублей за один лист.

Заверенная копия не имеет ограничений по сроку действия и ею можно пользоваться до тех пор, пока действенен оригинал, с которого была взята копия.

Частые вопросы по заверению документов

  1. Является ли расписка, не заверенная нотариусом, документом?
  2. Расписка не является документом, который должен быть нотариально заверен. Он вступает в силу сразу после подписей сторон и его можно использовать в суде.

  3. Как заверять документы, если ИП без печати?
  4. Индивидуальный предприниматель не обязан иметь печать, однако существует множество случаев, где она может пригодиться. С печатью ИП сам может заверить документ, без нее придется воспользоваться услугами нотариуса.

  5. Кто может заверять копии документов в организации?
  6. Право заверять копии имеет как руководитель организации, так и доверенное им лицо.
  7. Нужно ли заверять копии документов в суд?

Существует несколько путей решения данного вопроса. Если документы в суд подает руководитель организации, он сам может заверить копии печатью предприятия и своей подписью.

Если в суд обращается частное лицо, то документы можно заверить или у нотариуса, или отдать копии вместе с оригиналами – суд самостоятельно заверит документы при проверке. Исключением является долговая расписка. Читайте обзор эквайринг тарифов разных банков .

Видео

Смотрите на виде как сшивать документы:

В современной жизни каждый человек когда-либо сталкивался с необходимостью заверки копии паспорта или пенсионного страхового свидетельства. Именно поэтому услуги нотариусов являются высоко востребованными среди населения. Аккуратно прошитая, заверенная копия дает большую гарантию в решении любых юридических вопросов.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Как прошить и заверить договор образец — Юрист в теме

Как прошить и заверить договор образец

  • Значимые документы необходимо сшивать для обеспечения их целостности и сохранности.
  • Нумерация, а также скрепление составных листов шнурком или нитками в полной мере решают эту задачу.
  • В данной статье подробно описано как правильно прошить договор купли-продажи квартиры.

Прямых указаний о том, как сшивается документ, в действующих нормативно-правовых актах нет, но тем не менее сшивать подписанный договор крайне желательно. Договор купли продажи должен быть заключен в письменной форме (в соответствие с положениями ст. 550 ГК РФ) и подписан каждым участником сделки.

  1. Статья 550 ГК РФ. Форма договора продажи недвижимости
  2. Договор продажи недвижимости заключается в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами (пункт 2 статьи 434).
  3. Несоблюдение формы договора продажи недвижимости влечет его недействительность.
Читайте также:  Ходатайство об отложении судебного заседания - образец и порядок подачи

Если количество страниц в соглашении более одной – подписать потребуется все. Подписи продавца и покупателя должны быть проставлены на каждой странице внизу листа.

Если документ будет прошит правильно – участникам достаточно будет поставить свои подписи только на последних страницах документа и месте прошивки соглашения. Если этого не сделать – Росреестр не примет неправильно оформленный документ для регистрации.

Любой участник сделки может оформить, составить и прошить документы. Порядок определяется только договоренностями, достигнутыми между продавцом и покупателем. При этом, проставлять печати и подписывать документы (на месте сшива), в обязательном порядке должны обе стороны.

При госрегистрации ДКП в Росреестре на документ ставится отметка с государственным регистрационным номером. При этом, в случае регистрации перехода права собственности на нежилую недвижимость на соглашении купли-продажи должен быть проставлен штамп о регистрации перехода права собственности по этому договору, при этом сам договор регистрации не подлежит.

Как правильно сшить документы?

Необходимо:

  1. Удалить с листов все металлические крепления, скрепки, булавки и т. д.
  2. Сложить листы в нужной последовательности и выровнять их. Предварительно следует проверить правильность нумерации.
  3. Далее следует воспользоваться специальным шилом или иглой для прошивки, и отступив 1,5 см от тестовой части по левой стороне документа сделать три сквозных отверстия. Они должны располагаться вертикально относительно нижнего края документа, а расстояние между ними не должно оказаться менее трех сантиметров.
  4. Затем потребуется отмерить нитку ( в среднем 60-80 см) и продеть ее в иглу.
  5. Далее для удобства восприятия информации сквозные отверстия будут пронумерованы от №1 до № 3 сверху вниз.
  6. Стараясь не сместить листы нужно продеть иглу в отверстие №2, оставив при этом один из концов нити с тыльной стороны и отслеживая, чтобы он оставался в таком положении на протяжении всего дальнейшего процесса.
  7. С лицевой стороны документа необходимо пропустить иглу через отверстие №1.
  8. Потянув нитку с тыльной стороны далее следует снова продеть ее в отверстие под №3, а затем №2 так, чтобы игла оказалась в результате с тыльной стороны листа.
  9. Таким образом, к этому моменту оба конца нити должны оказаться с тыльной стороны листа, продетые через отверстия № 1 и №3.
  10. Излишки нити нужно подрезать, оставив концы по 7-8 см (это необходимо для того, чтобы связать их в узел).
  11. Концы нити нужно плотно завязать и прижать получившийся узел к тыльной стороне листа.
  12. Затем поверх получившегося узла необходимо наклеить кусочек бумаги размером 2 на 5 см так, чтобы он полностью закрыл собой получившийся узел и частично длину нитей.
  13. Свободными должны остаться по 2-3 см нитей.
  14. На наклеенном листе бумаги делается отметка «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___листах» Количество листов следует указать прописью. Надпись должна частично выходить за пределы наклейки и заходить на последний лист документа.
  15. Данная надпись заверяется печатью регистрирующего органа и подписью его представителя.

Ниже вы увидите образец, как выглядит прошитый договор купли-продажи квартиры:

Заверительная надпись и как её сделать?

Заверительной надписью считается запись, которая содержит указание количества и физического состояния листов дела, подлежащего постоянному или срочному хранению.

Наклейка с заверительной надписью может иметь размер от 2 до 4 см в ширину и 5-7 см в длину. Приклеить лист необходимо так, чтобы он полностью закрыл узел и большую часть длины нитей.

Их концы при этом обязательно должны оставаться свободными.

Подписывать заверительную надпись следует только после полного высыхания клея. Это должен сделать представить регистрирующего органа. При этом подпись должна быть хорошо читаема и различима.

Печать, проставленная на наклейку с заверительной надписью, должна захватывать часть листа под ней, а также узел и приклеенные нити. Это служит индикационным маркером, свидетельствующим о неприкосновенности прошитого документа.

Можно ли вложить недостающую часть?

Вкладывать недостающие бумаги в уже прошитый договор строго запрещено. Если в нумерации страниц допущена ошибка – допускается использование литературной нумерации (то есть можно дописать букву после указанного номера, например – 16, 16а, 16б и т. д.).

Если обнаруженная ошибка в нумерации более серьезна – можно зачеркнуть написанные цифры и пронумеровать листы снова. Если сбилась нумерация листов, указанных в заверительной надписи – в нее также следует внести исправления.

Цель, которую преследует прошивка документов – исключение вероятности подмены листов или вставки новых документов.

Сколько хранить?

Этот вопрос тесно связан с понятием исковой давности, срок которой для юридически значимых действий определен на уровне 3 лет. Однако, необходимо учесть, что в сделках, предметом которых является недвижимость, есть свои нюансы. Иногда такие сделки оборачиваются судебными разбирательствами даже спустя десятилетия.

Специалисты рекомендуют хранить документы, связанные со сделками по отчуждению жилья дольше, не менее 12-15 лет.

Сохранившиеся документы в спорной ситуации позволят избежать множества неприятных ситуаций.

Прошивка документов, обладающих юридической значимостью и связанных со сделками по купле-продаже квартиры нужна для того, чтобы снизить вероятность подмены, удаления или вставки листов в уже подписанный документ.

После сшивания листы нумеруются, а на узел приклеивается кусочек бумаги с заверительной надписью, на которой указывается число прошитых листов и данные заверителя.

Сверху на наклейку ставится печать, проставляется дата и ставится подпись уполномоченного лица.

Наглядное видео

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://expravo.com/zhilishhnoe-pravo/kvartira/kuplya-prodazha-kvartiry/dkp-kvartiry/kak-proshit.html

Как правильно сшить документы нитками и заверить их

Как прошить и заверить договор образец

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

  • С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.
  • С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.
  • Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.
  • На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Читайте также:  При каких обстоятельствах и как можно разбить отпуск на части по трудовому кодексу

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Как заверить прошитые документы

  1. Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей).

    На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

  2. «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
  3. и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью.

Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка  документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

  • Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.
  • Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.
  • (21 голос., 4,00

Как правильно заверить и прошить документ нитками: схема в 2, 3, 4 дырки

В процессе делопроизводства каждой компании возникает необходимость соединить многостраничные документы. Поговорим о том, как правильно сшить документы из нескольких страниц, заверить их печатью и подписью.

Это необходимо во многих случаях — подаче отчётности, сдаче документов в архив, заверении копий для банковских учреждений. Приведем подробную инструкцию.

Правила сшивания документов нитками

Отметим, что есть приказ Росархива №76, принятый в 2009 году, а также ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Оба документа касаются прошивания документов, но они носят рекомендательный характер.

Четкого регламента нет, но определённых правил придерживаться необходимо, чтобы не было проблем с подачей многостраничной отчётности и передачей документов в архив, банк или контролирующие органы.

Итак, чтобы сшить документы, вам нужны:

  • Чистый лист бумаги.
  • Сами нитки — лучше всего специальный шпагат или капроновая нить. Иногда используют тонкую лавсановую ленту. Можно взять и обычные нитки, но тогда их для надежности следует сложить в несколько раз.
  • Шило.
  • Игла с достаточно большим ушком.
  • Канцелярский клей.

Сам процесс выглядит следующим образом:

  1. Делают в аккуратно сложенных стопкой документах три прокола шилом, между отверстиями должно быть расстояние порядка трёх-пяти сантиметров. Проколы должны находиться на левом поле документа. От края листа необходимо отступить минимум 1,5 сантиметра, но не больше двух.
  2. Начинаем сшивать с тыльной стороны, со среднего прокола, следует оставить сзади часть нитки длиной не меньше семи сантиметров.
  3. С лицевой стороны протыкается верхнее отверстие, после чего иголка с ниткой вставляются с тыльной стороны в нижнюю дырку.
  4. Теперь с лицевой стороны снова протыкаем отверстие посередине, а нить отрезаем, вновь оставляя не меньше семи сантиметров длины.
  5. Остатки нитей, два оставшихся после отрезания конца, связываем.
  6. На получившийся узелок необходимо наклеить небольшой кусочек бумаги прямоугольной формы.

Если используется дырокол, то получается не три, а два отверстия. В этом случае сразу оставляется не меньше семи сантиметров нити сзади, а заканчивать следует со второго прокола, не с того, с которого начинали. Так можно будет удобно связать два конца нити, узелок тоже заклеивается кусочком бумаги.

Иногда, чтобы добиться большей надежности соединения страниц, делают четыре прокола. Тогда прошивка начинается с отверстия, которое является вторым сверху. Затем иглу ведем в верхнее, после снова во второе. Следующий шаг — завод иглы в третье отверстие, а оттуда с тыльной стороны в четвёртое. Завершать следует в третьем отверстии, куда нить проводится с лицевой стороны. Не забываем оставлять часть нити для связывания.

По пять отверстий делают только при сшивании документов особой важности. При этом в любом случае сшив начинают с тыльной стороны.

Заверение прошитых документов

Все прошитые документы в обязательном порядке заверяются подписью и печатью. Если у индивидуального предпринимателя печати нет, то просто подписью.

  • На небольшом прямоугольном кусочке бумаги, которым заклеен узел прошитого документа, от руки пишут:
  • «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью _____ (__________________) листов».
  • Можно заранее набрать этот текст на компьютере и распечатать.

Все листы нумеруются, их количество прописывается и цифрами, и прописью. Заверить сшитый документ своей подписью имеют право исключительно уполномоченные лица, которые могут действовать на основании доверенности.

В этом случае нужно указать номер и дату доверенности, они прописываются рядом с должностью и ФИО подписанта. Также поставить свою подпись может сам ИП.

Часто заверяет прошитый документ тот же человек, который подписывал его первоначально.

Важно

Часть подписи располагается на самом наклеенном листочке, часть — на документе. По такому же принципу ставится печать.

Указывается дата проставления печати и подписи.

Подготовка документов, чтобы зарегистрировать ИП

Чтобы официально стать индивидуальным предпринимателем, следует предоставить в налоговую инспекцию пакет документов. В него входят:

  • заявление на регистрацию нового ИП;
  • копия паспорта, всех его страниц с записями;
  • квитанция, которая докажет, что положенная государственная пошлина была уплачена;
  • если нужно, то к пакету документов прилагается заявление о переходе на упрощенную систему уплаты налогов.

Важно, что в ходе подачи документов налоговикам с целью зарегистрировать ИП, нужно будет не просто заполнить заявление на регистрацию, но и сшить лист А и листы 001, 002. При этом лист Б остаётся отдельно, он будет передан заявителю обратно с ФИО и подписью представителя налоговой, который принимал документы.

Сшить документы можно одним из способов, о которых мы рассказали выше. Заверить сшитый документ должен сам заявитель, ФИО расшифровывается. Если же пакет документов подает в налоговую третье лицо, то третью страницу заявления следует заверить у нотариуса.

Заключение

Как прошить и заверить договор образецЧетких правил и строгих инструкций относительно прошивки документов нет. Каждое предприятие, банк, организация могут разработать свои регламенты, требования и правила, касающиеся подготовки и прошивки документов. Это следует учитывать, готовя документы для подачи, например, в органы статистики или банковское учреждение.

Помните, что умение грамотно, по всем правилам подготовить документы станет началом длительного сотрудничества и выгодной сделки.

Ссылка на основную публикацию