Как списать безнадежную дебиторскую задолженность

Юлия Меркулова Автор статьи Практикующий юрист с 2012 года

Любые безнадежные долги, в том числе те, по которым прошел срок исковой давности, нужно списать. Если провести эту процедуру своевременно, компания обеспечивает себе достоверность бухгалтерской отчетности, поскольку показатели дебиторской и кредиторской задолженности — важные составляющие активов и пассивов юрлица.

Необходимо списание дебиторской задолженности и для налогового учета, поскольку в этом случае корректируется налоговая база. Это, в свою очередь, влияет на правильное начисление налогов.

Далее расскажем, какие существуют сроки списания дебиторской и кредиторской задолженности и как провести эту процедуру.

Сначала разберемся с терминами. Под дебиторской задолженностью понимают суммы денег, которые компании должны контрагенты. Это могут быть, к примеру, долги за поставку товара. Увеличение дебиторки можно расценивать как наращивание темпов роста компании, однако, важно следить за тем, чтобы средства вовремя возвращали, чтобы финансовая состоятельность юрлица не ставилась под угрозу.

Кредиторская задолженность — это противоположное понятие. Это деньги, которые фирма должна своим кредиторам. Не всегда эти два термина несут негативную окраску. Зачастую это просто обязательства, по которым не пришел срок исполнения.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности проводки

Ежегодно компании проводят инвентаризацию, в том числе и кредиторской задолженности. Если бухгалтер находит долг с прошедшим сроком давности, его списывают.

Обратите внимание!

Если между сторонами подписан акт сверки или одна из них направила официальную претензию, срок давности продлевается.

Кредиторскую задолженность списывают единообразно как для налогового, так и для бухгалтерского учета. Используются следующие проводки: Дт 60 (76,70,71,73) Кт 91.1 — отражена списанная кредиторская задолженность. Для списания понадобятся:

• договор;
• акты оказанных услуг, накладные;
• акт сверки;
• претензии сторон друг к другу.

Порядок списания дебиторской задолженности в бухучете следующий:

• Дт 63 Кт 62 (60,76,71,73,70) — списана дебиторская задолженность;
• Дт 007 — отражаем списанный долг за балансом.

Если резерв не был сформирован или он не покрывает долг, используются соответственно проводки Дт 91.2 Кт 62 (60,76,71,73,70) и Дт 007.

По каждой задолженности резерв вычисляется отдельно. С 2011 года предприятия обязаны его формировать.

В налоговом учете списание дебиторской задолженности происходит за счет резерва. Если его нет или денег недостаточно, дебиторку относят на внереализационные расходы в том периоде, когда закончился срок давности или подтверждена невозможность взыскания.

Списание дебиторской задолженности подробнее разберем далее.

Как списать дебиторскую задолженность?

Если после инвентаризации обнаружена дебиторская задолженность, в компании составляют приказ об инвентаризации, а результаты заносят в форму ИНВ-17.

Следующий этап списания дебиторской задолженности: создание приказа руководства о ликвидации долга на основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки.

В справке следует указать сумму дебиторки, описать ситуацию с долгом, перечислить причины того, почему он стал безнадежным, дать ссылку на номер и дату акта инвентаризации.

Чтобы после списания дебиторской задолженности не получить претензии от ФНС, следует приложить к акту документ с историей возникновения долга и бумаги о сделке: договоры, накладные, счета, акты оказанных услуг и сверок. В качестве документа, подтверждающего безнадежность долга, можно направить выписку из ЕГРЮЛ или постановление судебного пристава.

Обратите внимание!

Признать безнадежным можно долг компании, исключенной из ЕГРЮЛ после 2014 года. Однако с ИП это не пройдет. Нельзя списать задолженность бизнесмена только на основании исключения из ЕГРИП, так как он отвечает по долгам всем своим имуществом. Это возможно, если физлицо скончалось, обанкротилось или его местонахождение неизвестно.

Сроки списания дебиторской задолженности

Срок списания дебиторской задолженности составляет 3 года. Это период исковой давности по долгам предприятия. Однако он может прерываться в следующих случаях:

• должник подписал акт сверки или принял его;
• должник попросил об отсрочке;
• была уплачена часть долга;
• фирмы составили допсоглашение к договору, в котором должник признал долг;
• подан иск в суд.

Если срок списания дебиторской задолженности прервался, он начинает течь заново. Но этот период не должен превышать 10 лет.

Далее расскажем, что такое дебиторская задолженность с истекшим сроком.

Дебиторская задолженность с истекшим сроком

В НК РФ говорится, что безнадежными долгами (иначе говоря, нереальными для возврата) признаются следующие:

• по которым истек срок давности;
• по которым обязательство прекращено на основании ликвидации юрлица или акта госоргана;
• которые подтверждены постановлением судебного пристава об окончании исполнительного производства.

Отдельно рассмотрим третий пункт. Судебный пристав может признать долг безнадежным, если:

• местонахождения должника неизвестно;
• невозможно выяснить информацию о деньгах или имуществе компании;
• у компании нет имущества, которое можно продать и пустить средства на выплату долгов.

Кроме того, к безнадежным долгам относят деньги, которые задолжало лицо, признанное банкротом.

На практике чаще всего происходит именно списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности. Маловероятно, что после 3 лет должник по своей инициативе захочет вернуть долг. Поэтому кредитору целесообразно провести списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности, чтобы привести в порядок внутренние документы.

Инвентаризация

Рассмотрим особенности и порядок инвентаризации как обязательного этапа, предшествующего списанию дебиторской задолженности. Применительно к теме этой статьи инвентаризация обязательно проводится в 3-х случаях:

• перед составлением бухотчетности;
• при реорганизации или ликвидации юрлица;
• при создании резерва по сомнительной задолженности.

Компания сама в своей учетной политике прописывает, как и когда проводится инвентаризация. В том числе устанавливается количество процедур в году, сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, которые подлежат проверке.

Инвентаризация предполагает следующие этапы:

• в бухгалтерии предприятия составляют справку о дебиторской и кредиторской задолженности. Там указывается информация о сумме долгов, причины их возникновения и реквизиты подтверждающих бумаг;
• проводится сверка расчетов с бухгалтерией контрагентов, только после этого долг считается согласованным;
• составляется акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (по форме № ИНВ-17). Отдельно в нем указывают суммы безнадежных долгов, например, дебиторской задолженности с истекшим периодом давности;
• готовится приказ о списании.

Списание дебиторской задолженности в бухучете

Рассмотрим списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете. Как сказано в приказе Минфина России от 29.07.1998 № 34н, все расчеты с кредиторами и дебиторами компании должны отражаться в бухотчетности. По займам и кредитам сумму указывают на конец отчетного периода вместе с процентами.

Дебиторская задолженность с истекшим сроком и другие невозможные для взыскания долги списываются по каждому обязательству. Это делается на основании документа об инвентаризации, обоснования в письменном виде и приказа руководства.

Обратите внимание!

Во время списания дебиторской задолженности по сроку давности ее относят на резерв сомнительных долгов или на доход компании, если суммы долгов не резервировались.

Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком из-за неплатежеспособности должника не считается аннулированием долга. Она отражается за бухбалансом в течение 5 лет с момента списания дебиторской задолженности.

Это нужно, чтобы при улучшении имущественного положения должника долг могли своевременно взыскать. Только по истечении 5 лет происходит окончательное списание дебиторской задолженности с истекшим периодом давности.

Порядок списания дебиторской задолженности в бухучете зависит от того, создавала ли организация резерв на случай образования сомнительных долгов. Если он есть, в документах указывают: Дт 63 Кт 62 (76 или другие счета по учету задолженности). Если долг превышает резерв, ставится Дт 91.2 Кт 62. Если резерва нет, составляются проводки Дт 91.2 Кт 62 и Дт 007.

Подробнее рассмотрим некоторые спорные моменты списания дебиторской задолженности с истекшим сроком давности. В законе говорится о необходимости проведения инвентаризации. Она обязательна в следующих случаях:

• имущество передают в аренду, выкупают или продают;
• преобразуется МУП или ГУП;
• составляется бухгалтерская отчетность по итогам года;
• сменился состав материально ответственных лиц;
• были выявлены факты хищения на предприятии;
• произошла ЧС;
• компания реорганизуется или ликвидируется.

Согласно судебной практике налогоплательщики не обязаны включать безнадежные долги с прошедшим сроком давности, в состав внереализационных расходов налогового периода, в котором этот срок истек. Такие выводы закреплены в решениях как минимум 3 судов низшей инстанции. Однако Высший арбитражный суд назвал их не основанными на положениях действующего законодательства.

ВАС указал, что по общему правилу, указанному в НК РФ, ошибки при исчислении налоговой базы, относящиеся к прошлым периодам, следует исправлять за период, в котором их совершили.

При этом тот же кодекс дает компаниям право пересчитать налоговую базу и сумму платежа за период, в котором ошибки обнаружились, если они привели к уплате налога в большем размере, чем нужно. ВАС подчеркнул, что такие искажения в документах не нарушают интересы казны.

Соответственно, допустимы как подача уточненной декларации за прошлый период, так и отражение исправленной информации в текущей документации.

При этом предполагается, что к моменту, когда ошибку исправили, 3-летний срок возврата переплаты еще не истек. Ведь по закону только в течение этого времени компания вправе распоряжаться излишне уплаченной в бюджет суммой налога.

Также ВАС отметил, что предметом выездной налоговой проверки может выступать правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. Работники ФНС не вправе проверять доначисление недоимки, которой не должно быть у проверяемой компании.

Высший арбитражный суд заявил, что по своей сути списание безнадежной дебиторской задолженности в расходы юрлица является способом корректировки доходов, которые ранее были указаны в документах учета, но фактически налогоплательщик их не получал.

Цель этого — рассчитать налог исходя из реально сложившегося финансового результата деятельности. Поэтому то, что компания не приняла меры по взысканию дебиторской задолженности, не значит, что она пыталась таким образом необоснованно сэкономить.

Соответственно, налоговая инспекция, которая выявила факт несвоевременного признания расходов в виде учета списания дебиторской задолженности, должна учесть расходы во время проверки правильности начисления обязательного платежа в казну за отчетный период, а не отказывать в учете расходов как таковых.

Эта позиция ВАС РФ означает, что суд разрешил компаниям списывать дебиторку в расходы в более поздние периоды, чем те, когда у юрлица возникло такое право.

Рассмотрим списание дебиторской задолженности в налоговом учете. Эта процедура доступна только тем предприятиям, которые рассчитывают налог на прибыль методом начисления. Компании, находящиеся на упрощенном режиме налогообложения, и те, кто платит единый налог на вмененный доход, учесть безнадежную задолженность в своих расходах не вправе. Невозможно это и для компаний на ОСНО.

Списание дебиторской задолженности в налогах опять же зависит от того, был ли создан резерв для сомнительных долгов. Если да, то они списываются за счет резерва. Если нет, дебиторка целиком списывается на внереализационные расходы. Расход признается по мере наступления даты самого раннего события:

• истечение периода давности по взысканию долга через суд;
• запись о должнике удалена из ЕГРЮЛ;
• поступили бумаги от судебных приставов о том, что взыскать задолженность невозможно.

Обратите внимание!

Если предприятие выплатило контрагенту аванс, а позже этот долг был признан безнадежным, принятый к вычету НДС нужно восстановить.

Если организация решила признать долг гражданина безнадежным и после списания дебиторской задолженности отнести его на расходы, с размера долга следует уплатить налог на доходы физических лиц.

Такое требование установлено из-за того, что с точки зрения ФНС, физлицо получило выгоду, а налоговым агентом выступает компания, списавшая ему долг.

Если при этом физлицо работало, также нужно уплатить за него страховые взносы.

Отдельно рассмотрим вопрос создания резервов по сомнительным долгам. Суммы отчислений в них вносят в число внереализационных расходов на последнее число отчетного периода. Как считается сумма резерва:

• если задолженность возникла более чем 90 дней назад, в резерв включается полная сумма долга;
• при давности 45-90 дней в резерв вносится 50% от суммы долга;
• при давности менее 45 дней долг не влияет на размер резерва.

Если налогоплательщик не целиком использовал резерв в отчетном периоде, он вправе перенести его на следующий.

Резюме

Процесс списания дебиторской задолженности с истекшим сроком давности прописан в нормативно-правовых актах. Его следует четко придерживаться, иначе можно получить нарекание от налогового органа вплоть до реальных штрафов. Следование установленным правилам поможет избежать ошибок в учете.

Перед списанием дебиторской задолженности важно убедиться, что проведена инвентаризация и издан соответствующий приказ.

Обратите внимание!

В России расширен список оснований для списания дебиторской задолженности с истекшим сроком давности. В 2018 году не нужно ждать 3 года, списывать долги юрлиц, исключенных из ЕГРЮЛ, нужно прямо на дату их удаления из реестра.

Если компании задолжал ИП, одного лишь исключения из ЕГРИП для списания долга недостаточно. Необходимо, чтобы было выполнено одно из 3-х условий:

• смерть физлица;
• объявление банкротом;
• признание приставами, что местоположение должника неизвестно.

Сложность объясняется тем, что индивидуальные предприниматели отвечают по долгам всем своим имуществом.

Несмотря на понятность порядка списания дебиторки, рекомендуем перед началом процедуры приложить все усилия для ее взыскания. Например, контрагенту можно предложить рассрочку или реструктуризацию долга.

Если вы уверены в правильности поданных документов, но налоговая во время проверки выявила нарушения закона, вы вправе обжаловать решение госоргана. Сделать это без помощи квалифицированного специалиста не так просто. Рекомендуем по всем вопросам, связанным с незаконными действиями или бездействием должностных лиц, обращаться к юристам портала Правовед.ru.

Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года

Списываем дебиторскую задолженность: пошаговая инструкция

Что такое дебиторская задолженность? Очевидно, это задолженность дебиторов перед учреждением на определенную дату.

Кто же такие дебиторы? Фактически это должники нашего учреждения — юридические и физические лица, которые задолжали нам определенную сумму денежных средств, их эквивалентов или других активов.

В зависимости от обстоятельств (условий и сроков оплаты, доставки товаров, предоставления услуг, выполнения работ и т. п.) дебитором может стать любой из контрагентов. В частности, дебиторами могут быть:

• покупатели товаров (заказчики, получатели услуг);

• подотчетные лица;

• работники учреждения (в случае переплаты заработной платы, возмещения причиненных убытков от недостач и т. п.);

• поставщики и подрядчики (в случае предварительной оплаты за товары, работы, услуги);

• фискальные органы и государственные целевые фонды (в случае переплаты сумм налогов и сборов) и т. п.

Методологические принципы формирования в бухучете информации об операциях с денежными средствами, расчетами в национальной валюте с дебиторами и кредиторами бюджетных учреждений определены Порядком № 372.

Именно этим нормативным документом классифицирована дебиторская задолженность на несколько видов. При этом основным критерием разделения является срок ее возникновения. В то же время дебиторскую задолженность различают и по ожидаемому сроку ее погашения.

Подходы к классификации дебиторской задолженности обобщены на схеме:

Как видим, по сроку возникновения дебиторской задолженности различают два основных вида (п. 1.2 Порядка № 372):

• просроченная задолженность — возникает на 30-й день после окончания срока обязательного платежа согласно договору. Если же дата платежа не определена в договоре, тогда отсчет 30-дневного срока начинается со дня выписки счета на оплату;

• задолженность, срок исковой давности которой истек, — задолженность, которая учитывается после окончания срока исковой давности (как правило, свыше трех лет).

Отдельно выделяют такой вид дебиторской задолженности, как безнадежная. Это та, по которой существует уверенность в ее невозврате. Причем это может быть как текущая задолженность (по большей части, просроченная), так и задолженность, по которой истек срок обращения в суд.

Тогда как на практике безнадежной, как правило, считают задолженность, которая подлежит списанию с забалансового учета. То есть речь идет о суммах долгов, которые в свое время были списаны с баланса из-за окончания срока исковой давности. В дальнейшем эти суммы учитывались за балансом в течение установленного законодательством срока.

Однако, учитывая отсутствие возможности их взыскания, они должны быть списаны с забалансового учета.

• В свою очередь, по сроку погашения дебиторскую задолженность разделяют на:
• • текущую — погашение ожидается в течение 12 месяцев с даты баланса (до окончания отчетного года);
• • долгосрочную — будет погашена по завершении отчетного года.

Такая классификация задолженности следует из норм Порядка № 1219. Прежде всего это разделение дебиторской задолженности необходимо для заполнения форм финансовой отчетности. В частности, такая информация нужна для заполнения раздела ІІ «Финансовые активы» формы № 1-дс «Баланс». Это предусмотрено Порядком № 307.

Однако и для бухучета, и для целей соблюдения финансовой дисциплины более весомой является классификация задолженности по сроку ее возникновения. Ведь именно тщательный контроль сроков возникновения задолженности дает возможность своевременно ее взыскать и не допустить потери должника в обязательстве.

Необходимо приложить максимум усилий, чтобы просроченная задолженность не превратилась в безнадежную. Бесспорно, самый лучший вариант — это предотвратить просрочку задолженности. Для этого прежде всего нужно четко прописать сроки выполнения обязательств в договоре. Однако сидеть, сложа руки, и ждать поступления оплаты целый месяц точно не стоит.

Следует периодически напоминать контрагенту о необходимости погашения задолженности. Потому что 30-дневный срок — это такой себе рубеж, после пересечения которого шансы на выполнение обязательств с каждым днем становятся все более призрачными. Поэтому не тратьте время зря. Сразу после истечения 30 календарных дней начинайте действовать активно и решительно.

И в этом контексте решающее значение приобретает исчисление срока исковой давности.

Хотя бухгалтер не должен знать все тонкости юриспруденции, однако иметь общее представление о течении сроков исковой давности необходимо. Поэтому далее вспомним, в течение какого срока учреждение может обратиться с иском в суд.

Срок исковой давности

Понятие, виды исковой давности, ее продолжительность и порядок течения (начала, остановки, прерывания и завершения) определены гл. 19 ГКУ. Так, исковой давностью считается срок, в течение которого лицо может обратиться в суд с требованием о защите своих прав или интересов.

По общему правилу продолжительность исковой давности составляет три года (ст. 257 ГКУ). Вместе с тем этот срок может быть продлен по договоренности сторон.

Для этого необходимо оформить отдельный договор об увеличении исковой давности. Такое соглашение должно быть заключено в письменной форме. Этого требует абз. 2 ч. 1 ст. 259 ГКУ.

А вот сократить исковую давность таким способом невозможно (ч. 2 ст. 259 ГКУ).

Основные требования к порядку течения исковой давности приведем в таблице:

Порядок течения исковой давности

Критерий

Требование (объяснение)

Начало течения

Началом течения* исковой давности является день, когда лицо узнало или имело возможность узнать о нарушении своего права или о лице, которое его нарушило (ч. 1 ст. 261 ГКУ). При этом возможны два варианта отсчета начала срока исковой давности: 1) со дня окончания срока** выполнения обязательств — если срок выполнения обязательств каждой из сторон определен условиями договора (абз. 1 ч. 5 ст. 261 ГКУ). Пример

Порядок списания дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учёте

В налоговом учёте. Списывать «дебиторку» могут только организации на ОСНО, которые платят налог на прибыль и учитывают доходы и расходы методом начисления. ИП на ОСНО этого делать не могут (письмо Минфина от 4 сентября 2014 года N 03-04-05/44287).

При УСН «Доходы минус расходы» списывать можно только расходы, перечисленные в ст. 346.16 НК РФ. Просроченной дебиторской задолженности в этом списке нет, поэтому упрощенцам списывать ее в налоговом учёте нельзя (письмо Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274).

Для единого сельхозналога ситуация такая же — такого вида расходов нет в закрытом перечне из п. 2 ст. 346.5 НК РФ.

При УСН «Доходы» и расходы вообще не влияют на расчёт налоговой базы. Поэтому всё, что скажем ниже о списании просроченной «дебиторки» в налоговом учёте, относится только к компаниям на ОСНО.

В бухгалтерском учёте. Правила бухучёта распространяются на всех юрлиц, поэтому списывать просроченную дебиторскую задолженность в бухучёте должны все организации, вне зависимости от налогового режима.

Безнадёжная дебиторская задолженность в налоговом учёте

В каких случаях можно списывать?

«Дебиторку» можно признать безнадёжной и списать в случаях, которые прописаны в ст. 346.16 НК РФ):

Истечение срока исковой давности. Срок исковой давности начинается с той даты, когда у компании возникает право требовать долг от контрагента.

Пример. Организация отгрузила товар 1 октября. По условиям договора покупатель должен оплатить его в течение 10 календарных дней после поставки. Если до 11 октября включительно покупатель не заплатит, с 12 октября начнётся срок исковой давности.

Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ).

Но есть исключения. Например, по претензиям, которые владельцы или получатели груза могут предъявить к транспортной компании, срок исковой давности — один год (ст. 797 ГК РФ).

Срок прерывается, если должник каким-то образом признал свои обязательства (ст. 203 ГК РФ). Например, подписал акт сверки или прислал письмо с просьбой об отсрочке. После этого срок исковой давности начинает течь заново.

А вот если должник оплатил часть долга — это ещё не означает, что он признал весь долг (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 09.09.2015 ст. 346.16 НК РФ).

В любом случае срок исковой давности не может длиться более 10 лет со дня нарушения, в нашем случае — с той даты, когда у бизнесмена появляется право требовать возврат задолженности.

Ликвидация компании, банкротство или смерть должника. Безнадёжными признаются долги ликвидированной организации, независимо от причины ликвидации. Исключение компании из ЕГРЮЛ как недействующей согласно п. 2 ст. 64.2 ГК РФ по правовым последствиям приравнивается к обычной ликвидации.

А вот закрытие ИП, то есть исключение из ЕГРИП независимо от оснований — это не повод считать задолженность безнадёжной. Все долги предпринимателя остаются за ним, но уже в статусе физлица. Признать долг физлица безнадёжным можно только после его банкротства.

Долги умершего человека переходят к его наследникам, но лишь в пределах стоимости наследственного имущества (ст. 1175 ГК РФ). Если оно стоит меньше, чем сумма долга, оставшуюся часть задолженности можно признать безнадёжной из-за невозможности взыскания.

Постановление судебного пристава. Долги можно списать как безнадёжные, если судебный пристав вынесет постановление о невозможности взыскания по одному из следующих оснований:

1. Невозможно найти место нахождения должника, его имущества или банковских счетов.
2. Должник найден, но у него нет имущества и меры по поиску его активов оказались безрезультатными.

Резерв по сомнительным долгам в налоговом учёте

Налогоплательщики имеют право создавать резервы по сомнительным долгам (п. 3 ст. 266 НК РФ). Это удобно, чтобы расходы на списание долгов были более сбалансированными и предсказуемыми. Особенно для компаний, у которых много контрагентов и часто возникают просрочки.

Чтобы создать резерв, сначала нужно провести инвентаризацию «дебиторки» по состоянию на последнее число налогового или отчётного периода.

Налоговый период для всех плательщиков налога на прибыль — это год. Отчётный период зависит от того, как налогоплательщик считает авансовые платежи:

1. Если ежеквартально, то это три, шесть или девять месяцев.
2. Если ежемесячно, то один, два, три месяца и т.п. до окончания года.

Долг можно считать сомнительным, только если одновременно выполняются требования (п. 1 ст. 266 НК РФ):

1. Задолженность возникла в связи с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг.
2. Долг не погашен в установленный законом срок.
3. Задолженность не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией.

Если у самой компании тоже есть долги перед этим же контрагентом, то сомнительной считается сумма «дебиторки» за вычетом встречной задолженности.

Пример. ООО «Бета» не заплатило ООО «Альфа» за продукцию 100 тыс. руб. Но ООО «Альфа» тоже должно ООО «Бета» за приобретенное сырьё 30 тыс. руб. Поэтому для ООО «Альфа» сомнительной будет задолженность ООО «Бета» в сумме 70 тыс. руб.

Сумма, которая войдёт в резерв, зависит от того, на сколько просрочен долг на дату инвентаризации:

1. До 45 календарных дней — создавать резерв не нужно.
2. От 45 до 90 календарных дней включительно — резерв будет в размере 50% от задолженности.
3. Свыше 90 календарных дней — в резерв попадет 100% от задолженности.

В любом случае резерв не может быть больше чем 10% от выручки за прошедший налоговый или текущий отчётный период. Для сравнения нужно брать большую из этих двух величин.

Сумму резерва включают во внереализационные расходы на последнюю дату отчётного или налогового периода.

Как списать просроченную дебиторскую задолженность?

Порядок списания «дебиторки» в налоговом учёте зависит от того, создавала ли организация резерв.

Резерв создавали. Все безнадёжные долги списывают за его счёт. Затем, по итогам отчётного или налогового периода резерв нужно пересчитать:

1. Вычесть из него все суммы списанной задолженности и определить остаток резерва.
2. Провести инвентаризацию «дебиторки» по состоянию на следующую отчётную дату, определить новую расчётную сумму резерва и сравнить с остатком.
3. Если новая сумма больше остатка — разницу нужно отнести на внереализационные расходы. Если меньше — корректировку резерва нужно отнести на внереализационные доходы.

Пример. Общая сумма резерва по сомнительным долгам ООО «Альфа» на 30.06.2020 — 550 тыс. руб. В течение 3 квартала за счёт резерва списали 100 тыс. руб. безнадёжной задолженности. Остаток резерва равен 550 — 100 = 450 тыс. руб.

По результатам инвентаризации на 30.09.2020 расчётная сумма резерва должна быть равна 600 тыс. руб. Поэтому 30.09.2020 нужно сформировать за счёт внереализационных расходов дополнительный резерв в сумме 600 — 450 = 150 тыс. руб.

Резерв не создавали. Всю сумму безнадёжной задолженности нужно списать за счет внереализационных расходов отчётного или налогового периода. Бывает, что резерв создали, но безнадёжные долги оказались больше, и суммы резерва не хватило. Тогда «лишнюю» безнадёжную дебиторскую задолженность тоже нужно отнести на внереализационные расходы.

В какой момент списывать просроченные долги?

Дебиторскую задолженность нужно списывать в том налоговом или отчётном периоде, когда произошло любое из событий, из-за которого её можно признать безнадёжной. Например, если компания считает налог на прибыль ежеквартально, а контрагента исключили из ЕГРЮЛ в июне 2020 года, его задолженность нужно включить во внереализационные расходы по итогам 6 месяцев 2020 года.

Но бывает, что долг не списали вовремя. Например, о ликвидации контрагента узнали только через два года.

Что можно сделать:

1. Не делать вообще ничего. Ошибка не привела к занижению суммы налога, поэтому исправлять её или нет — решать организации. Это право, а не обязанность (п. 1 ст. 81 НК РФ). Целесообразно оставить все как есть, если речь идет о небольших суммах.
2. Сдать уточнённую декларацию за период, в котором должны были списать задолженность.
3. Исправить ошибку в текущем налоговом периоде. Это можно сделать если
4. ошибка привела к переплате налога за прошлые периоды (п. 1 ст. 54 НК РФ). То есть в том году, когда нужно было списать «дебиторку», у компании должна была быть налогооблагаемая прибыль. Или если в текущем году у организации есть облагаемая база по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 22.07.2015 № 03-02-07/1/42067).

Списание дебиторской задолженности и НДС

Должниками могут быть не только покупатели, но и поставщики.

Например, если им перечислили аванс в счет будущих поставок, а товары или услуги так и не получили. Минфин считает, что если с перечисленного аванса брали НДС к вычету, а потом долг списали как безнадёжный, НДС с аванса нужно восстановить (письмо от 05.06.2018 № 03-07-11/38251).

Но эта позиция Минфина не подтверждена нормами закона. В п. 3 ст. 170 НК РФ нет такого основания для восстановления НДС, как списание дебиторской задолженности. Поэтому претензии налоговиков можно оспорить в суде (например, постановления АС Московского округа от 10.10.2016 № Ф05-14000/2016 и АС Западно-Сибирского округа от 12.03.2018 № Ф04-6237/2017).

Безнадёжная дебиторская задолженность в бухгалтерском учёте

В каких случаях можно списывать?

В бухучёте установлен только один явный критерий для отнесения дебиторской задолженности к безнадёжной — это истечение срока исковой давности (п. 77 приказа от 29.07.1998 № 34н).

Но приказ № 34н позволяет списывать для целей бухучёта и другие долги, нереальные для взыскания.

Чтобы избежать отклонений между двумя видами учёта, закрепите в бухгалтерской учётной политике те же правила для списания безнадёжной «дебиторки», которые предусмотрены для налогового учёта в п. 2 ст. 266 НК РФ.

Как списать просроченную дебиторскую задолженность?

Если в налоговом учёте организация создаёт резервы по желанию, то в бухучёте это обязательно (п. 70 приказа № 34н). Только порядок формирования резерва в бухучёте не прописан так подробно, как в налоговом.

С точки зрения бухучёта задолженность можно отнести к сомнительной даже до появления просрочки, если есть основания считать, что её не погасят в срок. Нет в бухучёте ограничений и по общей сумме резерва. Единственный определённый критерий — сомнительная задолженность не должна быть обеспечена гарантиями.

Но если организация работает на ОСНО и решила создавать резерв по сомнительным долгам в налоговом учёте, то целесообразно формировать бухгалтерский резерв по тем же правилам. Тогда не будет разниц и учёт в целом будет вести проще.

Резерв в бухучёте учитывают на счёте 63 «Резервы по сомнительным долгам» и формируют за счёт прочих расходов.

Задолженность списывают за счёт резерва, а если его не хватило — за счёт прочих расходов. Также за счёт прочих расходов нужно списывать безнадёжную «дебиторку», если резерв вообще не создавали. Например, если не знали о предстоящей ликвидации контрагента и не считали его долг сомнительным.

ДТ 91.2 — КТ 63 — создан резерв

ДТ 63 — КТ 62 (60,76…) — просроченная задолженность списана за счёт резерва

ДТ 91.2 — КТ 62 (60,76…) — задолженность списана при недостатке или отсутствии резерва

• После списания безнадёжную задолженность нужно еще 5 лет учитывать за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов».
• В течение пяти лет нужно периодически проверять, можно ли взыскать долг с контрагента или его правопреемников. Если это удастся хотя бы частично, возвращёную сумму нужно отнести на прочие доходы и одновременно уменьшить сальдо по счету 007:
• ДТ 51 (50, 52) — КТ 91.1

Вывод

Списывать просроченную дебиторскую задолженность в бухгалтерском учёте должны организации. Для этого они обязаны создавать резервы по сомнительным долгам.

В налоговом учёте списывать просроченную «дебиторку» имеют право только компании, которые работают на ОСНО. Они тоже могут создавать резервы для списания долгов, но для налогового учёта это не обязательно.

Правила формирования резервов и критерии для списания дебиторской задолженности в налоговом учёте прописаны более подробно, чем в бухгалтерском. Общее правило для двух видов учёта только одно — истечение срока исковой давности.

Чтобы не было налоговых разниц, лучше закрепить в учётной политике одинаковые правила списания «дебиторки» в бухгалтерском и налоговом учёте.

Без специальной подготовки и опыта правильно учитывать и списывать долги нелегко — можно легко ошибиться. Передайте бухгалтерию на аутсорсинг в наш сервис интернет бухгалтерии — и за вас всё сделают профессионалы!

#дебиторская_задолженность_в_бухгалтерском_учете #задолженность_в_налоговом_учете #списать_просроченную_задолженность

Как оформить и отразить в учете списание безнадежной дебиторской задолженности — НалогОбзор.Инфо

Организация должна своевременно списывать безнадежную задолженность в бухучете и признавать ее в налоговом учете.

Случаи возникновения дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность может возникнуть, например, в следующих случаях:

У кого возникает дебиторская задолженность Основание

Покупатель	Поставщик не отгрузил покупателю оплаченные авансом товары
Заказчик	Исполнитель не выполнил (не оказал) заказчику оплаченные авансом работы (услуги)
Поставщик	Покупатель не оплатил поставщику поставленные им товары
Исполнитель	Заказчик не оплатил исполнителю выполненные работы (оказанные услуги)
Заимодавец	Заемщик не вернул заимодавцу полученный заем
Организация-работодатель	Сотрудник не отчитался по суммам, полученным под отчет

Списание задолженности

В бухучете дебиторскую задолженность нужно списать:

• после истечения срока исковой давности;

• в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например при ликвидации организации.

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Списывать дебиторскую задолженность нужно отдельно по каждому обязательству.

Срок исковой давности

Общий срок исковой давности составляет три года. Правильно отсчитать эти три года будет проще по таблице.

Ситуация	С какого момента отсчитывать срок исковой давности
Срок исполнения обязательства определен	По окончании срока исполнения обязательства
Срок исполнения обязательства не определен	Со дня, когда кредитор предъявил требования исполнить обязательства (например, прислал письмо)
Срок исполнения определен моментом востребования
На исполнение обязательства кредитор дал должнику какое-то время	По окончании последнего дня срока исполнения обязательства

Это следует из положений статьи 196 и пункта 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ.

Пример определения срока исковой давности. Срок исковой давности не прерывался

ООО «Торговая фирма «Гермес»» 13 января 2016 года отгрузило ООО «Альфа» товары. По договору оплата должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после отгрузки, то есть не позднее 23 января 2016 года. Однако в установленный срок оплата от «Альфы» не поступила.

Срок исковой давности нужно исчислять с 24 января 2016 года по 24 января 2019 года включительно (при условии, что срок исковой давности не прерывался).

Срок исковой давности может прерываться при совершении должником действий, которые свидетельствуют о признании долга.

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. При этом время, истекшее до перерыва, в новый срок исковой давности не засчитывайте. Вместе с тем, есть ограничение: срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня нарушения права, даже если срок прерывался. Исключение составляют случаи, установленные Законом от 6 марта 2006 г. № 35-ФЗ о противодействии терроризму.

Об этом сказано в пункте 2 статьи 196, статье 203 Гражданского кодекса РФ.

Должник может признать свой долг и после того, как срок исковой давности закончится. В таком случае с момента признания долга течение исковой давности начинается заново. Такие правила установлены в пункте 2 статьи 206 Гражданского кодекса РФ.

Пример определения срока исковой давности. Срок исковой давности прерывался

ООО «Торговая фирма «Гермес»» 13 января отгрузило ООО «Альфа» товары. По договору оплата должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после отгрузки, то есть не позднее 23 января. Однако в установленный срок оплата от «Альфы» не поступила.

Срок исковой давности начинает отсчитываться с 24 января.

25 января «Гермес» направил в адрес «Альфы» претензионное письмо. 1 февраля стороны составили акт сверки. Это означает, что «Альфа» признала свою задолженность. В этом случае срок исковой давности начинает отсчитываться заново – со 2 февраля.

Ситуация: какие действия должника свидетельствуют о признании долга и являются основанием считать срок исковой давности прерванным?

Законодательство не устанавливает перечень действий должника, которые свидетельствуют о том, что он признал долг. И которые могут служить основанием для прерывания срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ).

Однако примерный перечень таких действий назван в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29 сентября 2015 г. № 43. В него, в частности, входят:

• признание претензии. При этом ответ на претензию сам по себе не свидетельствует о признании долга. В нем должно быть указано, что дебитор признал долг;

• изменение договора, из которого следует, что дебитор признал наличие долга. Или просьба должника изменить такой договор (например, об отсрочке или о рассрочке платежа);

• подписание акта сверки задолженности.

Например, с даты, когда наступил срок исполнения обязательств, прошло три года. Но в течение этого периода стороны подписали акт сверки задолженности. Данный акт является основанием для прерывания срока исковой давности (письмо Минфина России от 19 июля 2011 г. № 03-03-06/1/426).

Поэтому отсчитывать трехлетний срок нужно со дня, которым датируется последний акт сверки. Из этого правила есть исключения – это события, из-за которых дебиторская задолженность стала нереальной к взысканию. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 6 декабря 2010 г.

№ ШС-37-3/16955.

В договоре может быть предусмотрено, что обязательство можно исполнять по частям (в виде периодических платежей).

В этом случае, если дебитор совершил действия, свидетельствующие о признании лишь какой-то части обязательства, они не являются основанием для прерывания срока исковой давности по другим частям обязательства.

Об этом сказано в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29 сентября 2015 г. № 43.

Документальное оформление

Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в акте, например, по форме № ИНВ-17. Инвентаризацию проводите по приказу руководителя (форма № ИНВ-22).

Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка.

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, письме УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630.

К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение, например:

• договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;

• акты выполненных работ (оказанных услуг);

• акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.

Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1.

Бухучет

Сумму задолженности спишите за счет резерва по сомнительным долгам.

В бухучете списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам отразите проводкой:

Дебет 63 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76…) – списана дебиторская задолженность за счет созданного резерва.

Использовать резерв можно только в пределах зарезервированных сумм. Если в течение года сумма расходов на списание задолженности превысит размер созданного резерва, разницу отразите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

При списании разницы сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76…) – списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

Списание дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, или других долгов, нереальных для взыскания, не является аннулированием задолженности. Поэтому в течение пяти лет с момента списания отражайте ее за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 007 – отражена списанная дебиторская задолженность.

В течение этого периода следите за возможностью ее взыскания при изменении имущественного положения должника (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

• Если списанную с баланса задолженность получится взыскать или должник ее погасит добровольно, в учете сделайте записи:
• Дебет 51 Кредит 76 – поступили деньги в погашение ранее списанной дебиторской задолженности;
• Дебет 76 Кредит 91-1 – отражен прочий доход в сумме погашенной ранее списанной дебиторской задолженности;
• Кредит 007 – погашена списанная дебиторская задолженность.
• Пример отражения в бухучете списанной дебиторской задолженности
• ООО «Альфа» ежеквартально проводит инвентаризацию дебиторской задолженности и производит отчисления в резерв по сомнительным долгам в бухучете.
• Неиспользованный остаток резерва по сомнительным долгам за II квартал составил 45 400 руб.
• По результатам инвентаризации на 30 сентября в учете организации числилась:
• 1) сомнительная дебиторская задолженность организаций:
• ООО «Торговая фирма «Гермес»» – 170 700 руб.;

2) задолженность ООО «Производственная фирма «Мастер»» в размере 45 400 руб. В III квартале задолженность «Мастера» была признана нереальной для взыскания в связи с ликвидацией организации-должника (подтверждено выпиской из ЕГРЮЛ). Сумма задолженности была полностью учтена при формировании резерва.

1. По результатам инвентаризации на 30 сентября бухгалтер «Альфы» включил в резерв по сомнительным долгам долг «Гермеса» в сумме 170 700 руб.
2. Долг «Мастера» был полностью списан за счет резерва.
3. В бухучете «Альфы» резерв был сформирован в размере 170 700 руб.

С учетом остатка резерва на 30 июня и списанного долга «Мастера» дополнительная сумма расходов на формирование резерва в III квартале составила: 45 400 руб. + 170 700 руб. – 45 400 руб. = 170 700 руб.

30 сентября бухгалтер «Альфы» сделал следующие проводки:

Дебет 63 Кредит 62 – 45 400 руб. – списана дебиторская задолженность за счет резерва;

Дебет 91-2 Кредит 63 – 170 700 руб. – отражены затраты на формирование резерва по сомнительным долгам.

Задолженность граждан

Списанная безнадежная дебиторская задолженность граждан (например, покупателей, которые не оплатили отгруженные им товары) признается их доходами. В отношении таких доходов организация признается налоговым агентом по НДФЛ. Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 8 февраля 2012 г. № 03-04-06/4-27, ФНС России от 31 декабря 2014 г. № ПА-4-11/27362.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль безнадежную дебиторскую задолженность можно списать двумя способами. Первый: за счет созданного резерва по сомнительным долгам (п. 5 ст. 266 НК РФ). И второй вариант списания: отразить ее во внереализационных расходах (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Если резерв по сомнительным долгам создавали, то включить во внереализационные расходы можно сумму задолженности, не покрытую за счет резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль переплату по налогам, срок возврата (зачета) которой истек?

Нет, нельзя. Такой долг не признается безнадежным.

По мнению финансового ведомства, если в течение трех лет (срока исковой давности) организация не обратилась в налоговую инспекцию за возвратом переплаты по налогу, то сумму таких излишков нельзя вернуть и нельзя признать безнадежным долгом.

Эта сумма не соответствует признакам безнадежных долгов, которые указаны в пункте 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ. Следовательно, включать ее в состав внереализационных расходов на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ организация не вправе.

Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 августа 2011 г. № 03-03-06/1/457.

Совет: сумму переплаты по налогам, срок возврата или зачета которой истек, можно включить в состав внереализационных расходов. А если придется спорить с налоговыми инспекторами, приведите им следующие аргументы.

При переплате право собственности на эту сумму принадлежит организации (п. 2 определения Конституционного суда РФ от 8 февраля 2007 г. № 381-О-П). Но вернуть или зачесть ее организация не может в связи с истечением срока исковой давности. То есть данную сумму уже нереально взыскать. А безнадежным долгом как раз и является любой долг, нереальный к взысканию.

А раз так, то невостребованную переплату по налогам можно включить в состав внереализационных расходов на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, подтверждающих правомерность такого подхода (см., например, определения ВАС РФ от 24 марта 2014 г. № ВАС-2849/14, от 8 ноября 2012 г.

№ ВАС-12510/12).

Продолжение >>