Как правильно составить штатное расписание

06 мая 2019 Пригодится для: Предприниматели

Если у вас есть наёмные работники, нужно составить штатное расписание, перечислить в нём должности и оклады.

Как правильно составить штатное расписание

Зачем нужно штатное расписание

Предприниматели часто думают, что им не обязательно возиться с кадровыми документами, особенно если у них один-два работника, и даже не подозревают, что штатное расписание им тоже нужно.

Минсоцполитики настаивает: штатное расписание составляют все работодатели, и предприниматели тоже (письмо Минсоцполитики № 5907/0/10-16/06). А ещё наличие штатного расписания проверят специалисты Гоструда, если придут с проверкой.

При рассмотрении дел о взыскании среднего заработка, взыскании выплат по больничным листам, матпомощи и других выплат штатное расписание обязательно будет фигурировать в перечне документов для судебного рассмотрения.

В штатном расписании вы не указываете конкретных работников, только должности, их количество и размер зарплат (письмо Минсоцполитики № 162/06/187-07).

Сначала утверждают штатное расписание, а уже потом нанимают работников на должности, прописанные в нём. На его основании разрабатывают должностные инструкции, где перечисляют обязанности работников, их права и ответственность.

Как правильно составить штатное расписаниеКак предпринимателю оформить наёмного работника

Например, у вас есть офис и магазин. В офисе работают админработники, бухгалтер, менеджеры, обслуживающий персонал, в магазине — торговый персонал, управляющий, продавцы и т. п. Все должности распределяете по структурным подразделениям (офис, магазин), определяете, сколько работников по каждой должности вам надо. Всё это следует прописать в штатном расписании.

Без штатного расписания не обойтись, если решите провести сокращение (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ). Ведь только в нём прописаны все должности, и на его основании решают, какие из них сокращать, и потом оформляют документы.

Форма штатного расписания

Утверждённой формы штатного расписания для предпринимателей и предприятий нет. Но есть форма для бюджетных организаций, можете использовать её (приказ Минфина № 57). Можно разработать свою.

Что указывают в штатном расписании:

  1. Должности нужных вам сотрудников, в том числе внешних совместителей, и даже вакантные должности, на которые вы только планируете принять на работу сотрудников.
  2. Количество штатных единиц по каждой должности. Нужен один работник на полную ставку — установите одну штатную единицу. Можете предусмотреть 0,5 или 0,25 единицы, если нужен работник, который будет трудиться на полставки.
  3. Код профессии — названия должностей и профессий должно соответствовать названиям в Классификаторе профессий ДК 003:2010.
  4. Должностные оклады.
  5. Доплаты и надбавки к зарплате, если выплачиваете их на постоянной основе. Перечень приведён в пп. 2.2.1 Инструкции (утверждена приказом Госкомстата № 5).

Должность, которую укажете в штатном расписании и на которую возьмёте сотрудника, надо записать в его трудовой книжке (п. 2.14 Инструкции № 58).

Предприниматель утверждает штатное расписание своим приказом, составляют его в произвольной форме. В приказе должна быть дата, с которой штатное расписание вступает в силу, она может отличаться от даты издания приказа.

Как правильно составить штатное расписаниеНапример, составили и утвердили штатное расписание в начале декабря, но прописали в приказе, что введёте его в действие с 1 января следующего года.

А вот вводить штатное расписание «задним числом» нельзя.

Размер оклада

Минимальный должностной оклад сотрудника должен быть не меньше прожиточного минимума, который установлен для трудоспособных лиц на 1 января текущего года. В 2019 году — не менее 1921 грн.

При этом по закону зарплата не должна быть меньше минимальной — это 4173 грн, если работник трудился полное рабочее время (ст. 95 КЗоТ).

А это значит, что оклад-то вы можете установить в размере 1921 грн, но платить зарплату надо не меньше 4173 грн в месяц. Другими словами, такой оклад предполагает, что вы будете платить сотруднику премии, надбавки, процент от продаж и пр., чтобы довести зарплату до минималки.

Например, вы установили в штатном расписании оклад для должности продавец 2,5 тыс. грн. В марте он получил премию 2 тыс. грн, всего 4,5 тыс. грн, это больше минималки, значит условие выполнено. В апреле премии не было — придётся доплатить до минзарплаты 1673 грн (4173 грн − 2,5 тыс. грн).

Нельзя установить всем работникам одинаковые оклады. Работа должна оплачиваться с учётом квалификации сотрудника и сложности его работы (ст. 95 КЗоТ, ст. 6 ЗУ № 108/95-ВР). Если решили сэкономить и установить одинаковый оклад продавца и заведующего магазином, так нельзя.

Считается, что рабочий 1-го разряда — это самый неквалифицированный работник, и тарифная ставка у него минимальная.  

Дальше формируете оклады от этого размера, применяя квалификационные соотношения.

Вот пример, минимальная тарифная ставка у ФЛП — 2 тыс. грн. Межквалификационный коэффициент 1,2, тогда следующий по квалификации работник будет получать оклад 2,4 тыс. грн (2 тыс. грн × 1,2).

Как утвердить и внести изменения

Обычно штатное расписание утверждают в конце текущего года на следующий, но оно может действовать и в последующих годах. Если период действия не уточнять, его вообще можно применять бессрочно, до внесения в него изменений и дополнений.

  • Работодатель может пересмотреть и утвердить новое штатное расписание, если считает необходимым, если в течение года ввели или вывели какую-то штатную единицу, изменили размер окладов.
  • Если по штатному расписанию все должности заняты работниками и вакантной должности нет, ФЛП не может принять на работу новых работников — сначала вносите изменение в штатное расписание, издаёте приказ, в котором прописываете причины, а потом уже заключаете трудовой договор с новым работником.
  • Как вносить изменения:
  • издать приказ и перечислить, чего именно касаются эти изменения;
  • новым приказом утвердить новое штатное расписание с учётом изменений.

Как правильно составить штатное расписание

Если изменения в штатном расписании касаются изменений существенных условий труда (например, перевод на полставки, уменьшение оклада и др.), об этом дополнительно надо известить каждого работника не позднее чем за два месяца (ст.ст. 32 и 103 КЗоТ).

Сколько хранить

Хранить штатные расписания, приказы по изменениям, справки, предложения, заключения по их разработке надо три года (пп. «б» п. 37 Перечня № 578).

Если штатного расписания нет

Отсутствие штатного расписания законодательством о труде приравнивается к нарушению других требований трудового законодательства. Штраф за это — 4173 грн, т. е. одна минимальная зарплата (ст. 265 КЗоТ).

Могут применить админштраф от 510 до 1700 гpн (ч. 1 ст. 41 КоАП).

Штатное расписание: правила составления, законодательные нормы, подводные камни

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • По каким правилам составляют штатное расписание организации
  • Как составить штатное расписание в 1С
  • Как утверждается штатное расписание
  • Как внести изменения в утвержденное штатное расписание
  • Для чего нужна штатная расстановка
  • Что может грозить организации за отсутствие штатного расписания

Штатное расписание компании — это документ, в котором отражен состав и число штатных сотрудников. Стандартный вариант его включает в себя перечень должностных позиций, сведения о количестве работников предприятия и оплате их труда.

Относительно последнего пункта указывают размеры окладов, надбавки и месячные отчисления. Заполнение штатного расписания должно вестись с учетом ряда правил. «Штатное расписание: оформляем по всем правилам» — так звучит тема нашей статьи.

Каковы общие правила составления штатного расписания

Как правильно составить штатное расписание

Составлять штатное расписание обязан экономист по труду из отдела компании и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Но фактически составление штатного расписания — задача, которая ложится на специалистов кадрового отдела, юристов и бухгалтеров. Официальная ответственность за документ лежит на руководителе компании и главном бухгалтере, поскольку эти лица его подписывают.

Составляют штатное расписание на любой срок. Но, как правило, формируют штатное расписание на год (образец есть в Интернете). Чтобы с подготовкой документа не возникало проблем, порядок его разработки лучше отразить в инструкции по делопроизводству, обозначив:

  • по каким правилам и в течение какого времени нужно вносить изменения;
  • какую форму должен иметь приказ на утверждение штатного расписания (образец 2018 есть в Интернете);
  • кто отвечает за создание и подписание данного документа и приказов;
  • из чего состоят правовые и локальные нормативные акты работодателя, которые становятся основой для создания штатного расписания;
  • с кем из сотрудников надо согласовывать проект штатного расписания вместе с изменениями в нем.

При составлении штатного расписания компании следует опираться на такие нормативно-правовые документы, как:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
  • ТК РФ;
  • Единая тарифная сетка РФ.
Читайте также:  Как отбиться от кредитора, даже если он Альфа-банк

В штатном расписании указывают: название структурных единиц компании; наименование должностей, специальностей, разрядов; количество единиц в штате; сумму оплаты труда в соответствии с тарифной ставкой (окладом); сумму надбавок и суммарный объем финансовых средств, которые каждый месяц выделяют на выдачу заработной платы персоналу.

Как правильно составить штатное расписание

Названия подразделений указывают от более значимого к менее важному. Пример:

  • руководящий отдел или администрация (директорат, бухгалтерский отдел, кадровая служба и т. д.);
  • отделы производственного назначения;
  • вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Графу «Профессия» заполняют строго на основании тарифно-квалификационных справочников и Общероссийского классификатора должностей служащих и специальностей рабочих.

Штатное расписание должно включать в себя указание должностей в компании вместе с окладами по ним. О конкретных сотрудниках при этом не упоминают. Назначение работников на те или иные должности производится в соответствии с приказом руководства уже после утверждения расписания.

Следует запомнить, что если должности называются одинаково, то и трудовые функции работников должны быть одинаковыми. С позиции законодательства важно, чтобы равноценная трудовая деятельность оплачивалась одинаково (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 Трудового кодекса РФ).

Часто предприятия пользуются формой № Т-3 для разработки собственного штатного расписания.

Поскольку альбомы единых форм первичных учетных документов содержат рекомендуемые, а не обязательные формы бланков, они могут меняться.

В унифицированные формы (за исключением форм учета кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, компания может вносить дополнительные реквизиты, если потребуется.

Что касается реквизитов унифицированных форм, они должны оставаться неизменными. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм запрещено.

Штатное расписание организации установленной формы № Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов. Их список можно дополнять, если нужно. Если необходимая информация для той или иной графы отсутствует, ячейку просто не заполняют.

Штатное расписание на 2018 год, образец формы № Т-3

Как правильно составить штатное расписание

Как составить новое штатное расписание организации

В первую очередь в штатном расписании указывают название компании (полное или сокращенное наименование), код по ОКПО, фактическую дату создания документации вместе с номером.

Чтобы составленное штатное расписание было утверждено, издают приказ/распоряжение руководителя компании или работника, имеющего на это соответствующие полномочия.

Дату вместе с порядковым номером по очередности выпуска внутренних документов вносят в строчку штатного расписания, которая начинается со слов «Утверждено приказом».

Следующая строчка, которая начинается со слов «на период», необходима для обозначения срока актуальности штатного расписания (год, как правило) и даты, когда оно начинает действовать. Затем в документ вписывают штатных единиц и заполняют основные столбцы.

  1. Структурное подразделение

Первый столбик «Наименование» заполняют произвольно. По традиции структурные отделы предприятия располагают иерархически. Сначала указывают администрацию, в конце — обслуживающие подразделения.

Во втором столбце таблицы обозначают коды структурных отделов компании, установленные руководством. По этой графе больше определяют, какое место каждый отдел занимает в общей организационной структуре предприятия.

Вот как примерно может выглядеть заполненный столбец штатного расписания:

  • финансовый отдел предприятия имеет код 02. В этом случае у бухгалтерского и экономического отделов в его составе будут коды 02.01 и 02.02;
  • если у отделов есть дополнительные группы, то их коды отразят так: к примеру, расчетная группа бухгалтерии будет иметь код 02.01.01.
  1. Должности (специальность/профессия), разряд, класс/категория профквалификации в штатном расписании

В третьем столбике таблицы штатного расписания указывают названия должностей. По традиции они располагаются по иерархии — от руководящих постов до младших работников.

Следует помнить, что в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что специалистам, занимающим некоторые должности, по закону положены компенсации, льготы. Также могут быть предусмотрены некоторые ограничения. То есть название каждой должности должно соответствовать следующим источникам:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 принят Постановлением Госстандарта РФ № 367 от 26.12.1994);

Штатное расписание: форма Т-3, оформление, внесение изменений — Контур.Бухгалтерия

Штатное расписание составляют по форме Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Она рекомендована, а не обязательна к применению, но удобна в работе и содержит все нужные реквизиты.

Трудовая инспекция, суды, ПФР и налоговики могут при проверках или запросах просить штатное расписание. С документом по форме Т-3 у вас будет меньше сложностей.

Состав штатного расписания

В расписании перечисляют:

  • структурные подразделения компании;
  • должности — для сотрудников умственного труда, руководителей, специалистов;
  • профессии — для сотрудников физического труда, рабочих;
  • число штатных единиц;
  • оклады или тарифные ставки;
  • размеры стимулирующих надбавок или премий, если они есть.

Если профессия или должность — без льгот и вредных условий труда, работодатель может сам назвать штатную единицу, иначе придется брать названия из классификаторов и нормативных актов (ОКПДТР, ОКЗ, ЕТКС).

В расписании не перечисляют работников, которые занимают должности или трудятся по конкретной профессии. Внештатные сотрудники на договорах ГПХ тоже не имеют отношения к штатному расписанию.

Оформление штатного расписания

Если расписание не умещается на одном листе, оно может состоять из нескольких, тогда его придется прошить и пронумеровать листы. Директор, кадровик или главбух ставят подписи на последнем листе, печать на документе не обязательна.

Изменения в штатном расписании

Расписание составляет директор, кадровик, бухгалтер или главбух, выпуская приказ. Для изменения штатного расписания есть два способа:

  • издать приказ о внесении изменений в расписание;
  • издать приказ о принятии нового расписания.

Изменения вносят, если увеличивается или уменьшается число ставок, открываются или закрываются подразделения в организации, переименовываются должности, растут или уменьшаются оклады и стимулирующие надбавки.

Правила заполнения штатного расписания

Как правильно составить штатное расписание

Вносите в форму Т-3 название компании по учредительным документам. Код ОКПО для формы возьмите из информписьма Госстатистики.

Если составляете расписание впервые, присвойте документу №1, последующие расписания нумеруйте по порядку. Проставьте текущую дату. День составления расписания и дата, с которой оно работает, могут отличаться. В строке «На период» проставьте период работы расписания и дату его ввода.

Реквизиты приказа, который утверждает штатное расписание, внесите в гриф утверждения документа. Ниже укажите число штатных единиц, подразделения, должности и зарплату. Для этого есть несколько граф:

  • 1 «Наименование структурного подразделения»;
  • 2 «Код» — используйте порядок, который поможет увидеть подчиненность в организации и ее структуру;
  • 3 «Должность…» — указывайте должности и профессии в именительном падеже, не сокращая;
  • 4 «Количество штатных единиц» — укажите число полных и неполных единиц;
  • 5 «Тарифная ставка» — внесите размер зарплаты, проценты или коэффициенты;
  • 6, 7 и 8 «Надбавки» — заполните согласно принятой в компании системе оплаты труда и мотивации;
  • 9 «Всего в месяц» — заполните, если надбавки и оклад прописаны в рублях;
  • 10 графа оставлена для ссылок на нормативные локальные акты и другой информации, которая касается штатного расписания.

Ведите кадровый, налоговый и бухгалтерский учет в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия. Зарплата, отчетность через интернет, интеграция с банками, простая работа с документами и поддержка специалистов. Первые две недели все новички работают в сервисе бесплатно.

Работодатель не только должен обеспечить безопасность на рабочем месте, но и позаботиться о страховании сотрудников от несчастных случаев и профзаболеваний. Это делается через выплату страховых взносов в Фонд социального страхования. Расскажем, как это происходит в 2021 году.

, Елена Космакова

Мы незаметно для себя стали жить в мире, где царит идея непрерывного обучения. Все меняется так быстро, что выпускники вузов выходят уже с устаревшим набором знаний, если за время учебы они не проходили практику и не обучались дополнительно. 

, Елена Космакова

Большие корпорации разрабатывают целые системы по материальной и нематериальной мотивации, могут обустроить в офисе и спортзал, и столовую. А малым предприятиям в условиях дефицита ресурсов приходится очень креативно подходить к управлению персоналом. 

, Елена Космакова

Штатное расписание: как составить, ошибки, образец | Полезное от «Мегаконсалт»

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора

Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника. Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе.

Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

  • ТК РФ в статье 15;
  • ТК РФ в статье 57;
  • Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

При рассмотрении дел в судах сформировалось собственное определение. Под штатным расписанием понимают организационный документ, который принимает руководитель компании.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

  • Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
  • Данные о структуре компании, если она имеется;
  • Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
  • Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
  • Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
  • Иные сведения.

Обратите внимание, что при отсутствии ШР на предприятии невозможно правильно составить приказ о приеме на работу сотрудника и оформить с ним трудовое соглашение, а также внести данные в электронные или бумажные трудовые книжки.

Читайте также:  Инвалидность после инсульта: как оформить, какую группу дают

Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени. Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов.

Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

  • Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
  • Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
  • Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
  • Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

«Штатка» нужна также в случае увольнения работника по инициативе работодателя. Например, по причине сокращения штата. В этом случае нужно доказать, что работник увольняется в связи с изменением структуры и исключением определенной должности из структуры компании.

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства. Санкции статьи 5.27 предусматривают:

  • Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
  • Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

Кроме того, привлечь к ответственности могут и за другие нарушения. Например:

  • Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
  • Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

  • Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
  • В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
  • Нужно указать сведения о структуре компании;
  • Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
  • В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Наиболее простой вариант выполнить перечисленные требования — загрузить бланк формы Т-3 и заполнить имеющиеся графы. Хотя каждый руководитель негосударственной компании имеет право разработать и принять ШР по собственной форме.

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

  • В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
  • В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
  • Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
  • Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
  • Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
  • В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР. Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно.

Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения. После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки».

Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место. Другие особенности утверждения:

  • Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
  • Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
  • Ставить печать на ШР не нужно;
  • Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

  • Появились новые или были упразднены старые должности;
  • Названия должностей изменились;
  • Претерпела изменения внутренняя структура компании;
  • Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
  • Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

Изменения в «штатку» вносятся двумя способами:

  1. Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
  2. Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Если изменения в документе минимальны, можно использовать второй вариант. В случае, если объем поправок велик, лучше составить и утвердить новый документ. Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время. Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР. «Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.

Форма штатного расписания Т-3 и образец заполнения документа приведены на скриншоте ниже.

Рассмотрим наиболее важные моменты:

  • Название компании, по которой составляется «штатка» указывается точно так, как записано в регистрационных документах, отправленных в налоговую службу;
  • В графе код ОКПО указывается 8 цифр, которые можно посмотреть в информационном письме, полученном из подразделения госстатистики, где проходила регистрация;
  • Первому Ш Р присваивается цифра 1, после чего обычно применяется сквозная операция документов по мере принятия новых версий;
  • В графе Дата указывается дата составления документа. Обратите внимание, что оно может быть введено в действие не в тот же день, когда составлено. Дата ввода в действие соответствует дате принятия приказа (либо отдельной дате, указанной в самом приказе);
  • В графе На период можно указать промежуток времени, в течение которого действует документ. Но так как законодательством предельный срок действия ШР не предусмотрен, графу можно не заполнять.
  • В графе Утверждено указываются реквизиты приказа руководителя, которым введет в действие текущий документ. Обратите внимание, что в этом же разделе документа у3казывается общее количество штатных единиц на предприятии.

После заполнения шапки вносятся сведения в таблицу. Особенности следующие:

  • В колонке 1 и 2 указывается название подразделения, а рядом — его код. Рекомендуется присваивать коды подразделениям так, чтобы по ним можно было понять порядок подчинения и составить представление о структуре организации.
  • В колонке 3 указывается название должности. Также нужно написать требуемый разряд, категорию сотрудника, уровень его квалификации. Нельзя применять сокращения при написании названий должностей.
  • В колонке 4 указывается количество единиц, предусмотренных штатом. Обратите внимание, что в некоторых случаях указываются неполные единицы. Например, когда работник будет работать на полставки и т. п.
  • В колонках 5−8 указывается размер оплаты труда с учетом надбавок.
  • В графе 9 указывается общая сумма оплаты труда, если указаны надбавки.

«Мегаконсалт» — комплексное

ведение кадрового делопроизводства

Не знаете, как составить штатное расписание на предприятии? Хотите получить консультации по ведению кадрового учета? Или передать его аутсорсинговой компании? Обращайтесь в «Мегаконсалт». Мы возьмем на себя оформление необходимых документов и обеспечим ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства.

Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»

Подписаться на нашу рассылку

Штатное расписание в вопросах и ответах

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов.

Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом.

Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Справка

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
  • закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.
Читайте также:  Обязательная доля ребенка в наследстве при завещании

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст.

15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст.

57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3).

Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.

1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г.

по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб.

, а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы.

В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

Пример 1

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода.

Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант.

Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем ­заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений.

Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.

), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации.

Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02.

Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

  • Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
Ссылка на основную публикацию